人事業務を効率化するためには

「ヒト、モノ、カネ」は大切な経営資源です。
中でも重要な経営資源であるヒトを扱う人事は、会社にとってなくてはならない存在と言えます。
しかし近年、少子高齢化の影響を受けて労働人口が減り続けており、人事の仕事は以前にも増して多岐に及ぶようになってきました。
人材不足の中で高い生産性を維持するためには効率化が欠かせません。
ヒトという経営資源を最大限有効に活用するためにも、人事業務を効率化することが求められています。
今回は、人事業務の効率化について解説します。

なぜ人事業務の効率化が求められているのか

総務省の統計によれば、2015年時点で7,629万人いるとされる生産年齢人口は、2030年には6,773万人、2060年には4,418万にまで減少すると見込まれています。
働く人の数が減れば、当然一人当たりの仕事量が増えてくることが予測されます。
深刻化する人材不足に対処するために、業務効率化を図り一人当たりの生産性を高めることが求められているのです。
また、人材不足と相まって人事業務の幅が広がっていることも影響しています。
一般的に人事業務と言えば、採用、教育研修、労務管理、制度設計などが挙げられます。しかし、現在は経営者の意図や経営戦略を反映した組織戦略まで担うことが期待されています。
より難易度の高い仕事をこなしつつ、通常業務も行うためには効率化が必要不可欠となっています。

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効率化するために必要な視点やポイントとは？

人事業務は担当するヒトの十人十色で異なります。
人事の仕事の中にはあえて手間暇をかけてこなすことで、ヒトのパフォーマンスを最大限引き出すことができるものもあります。
そのため、効率化といっても全ての人事業務が効率化の対象になるわけではありません。
効率化を進めるためには、効率化をすべき仕事なのか・あえて時間をかける仕事なのか見極める視点が必要です。
まずは担当する人事業務を全て洗い出し、効率化すべき仕事を選定しましょう。
勤怠管理や給与計算、入退社時の書類など、ある程度やることが決まっている仕事は効率化できる可能性が高いです。
今までのやり方に固執せず業務プロセスの見直しを図り、効率化できる部分はないか柔軟に検証し、できることから実行しましょう。
見直しの段階で、本当に必要な業務なのか精査することもポイントと言えます。
人事業務を取り巻く環境は日々変化していますので、以前は必要であった業務が、今は必要なくなっている場合もあります。
状況に応じて、随時効率化を進めていくことが大切です。

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効率化するために役立つ人事システムなどを検討する

人事業務を効率化するにあたり、大いに役立つのが人事システムです。
「HR Tech」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？
HR Techとは、HR（Human Resource）× Technologyを意味する造語であり、AIなど最新の技術を用いて人事業務を行う手法をさします。
日本ではまだなじみがない人も多いですが、米国では積極的な活用が進められており、人材不足に対する打開策として注目を集めているのです。
手間や時間がかかる仕事をAIなどを用いた人事システムに任せることによって、人事担当者はより重要な仕事に取り掛かれる時間を確保することができます。
人事業務の効率化を図りたいのなら、人事システムの導入を検討することが効果的です。
なお、人事システムを導入する際には1つ大事なポイントがあります。
それは、「自社の業務に合っているか事前によく検証すること」です。
日本でもたくさんの便利な人事システムがリリースされていますが、全てが自社に役立つとは限りません。
自社の業務に合わない人事システムを導入してしまうと宝の持ち腐れです。
人事システムの導入を検討し始めたら、まずどのような人事システムがあるのか情報収集して、自社に合っているかよく確認し、慎重に導入することを推奨します。

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効率化した後の仕事内容をよりクリエイティブにし、自分にしかできない業務を増やそう！

効率化を進めれば、少ない時間でより多くの業務をこなせるようになり時間に余裕が生まれます。
業務効率化によって生み出された時間を無駄にしてしまうのはもったいないです。
AI化が急速に進んでいる中、誰にでもできる仕事をただこなすだけでは失業する危険性が高まっています。
業務を効率化したら、生み出された時間を使って仕事内容をよりクリエイティブにしましょう。
あなたならではの独自性が高まれば、飛躍のチャンスに恵まれます。
人事システム等をうまく活用して生産性を高めながらも、自分にしかできない業務を増やしていくことが大切です。

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まとめ

人材不足によって一人当たりの仕事量が増えている中、業務の効率化をはかることは多くの企業で望まれています。
企業にとって重要なヒトを扱う人事業務においても例外ではありません。
人事業務の効率化を図ることができれば、一人一人がよりクリエイティブな仕事に時間をさけるようになり、ヒトの能力を最大限引き出すことができるようになるかもしれません。
企業としての価値を高める上でも、人事システムなどを活用して人事業務の効率化を図ることも大切です。

＜参考＞
・総務省期待される労働市場の底上げ