人事・総務経理・財務転職準備

2024年02月08日

中小企業に多い「総務経理」とは？役割・仕事内容や志望動機の書き方など

総務経理とは、主に中小企業で活躍しているゼネラリストポジションを指します。
大手企業では総務、経理それぞれで細かく役割分担がされているケースが一般的です。一方で、中小企業では総務経理として、総務業務と経理業務を兼任しているケースも珍しくありません。
総務経理は業務範囲が広いものの、その分やりがいを実感しやすく、キャリアアップにも繋がるでしょう。

今回は、「総務経理」に関して役割・仕事内容や向いている人、総務経理に転職する際の志望動機の書き方などをご紹介します。
バックオフィスで幅広い業務に携わりたい方は、ぜひ参考にしていただければと思います。

総務の役割・仕事内容とは

総務は企業の潤滑油のような存在です。主に、事務業務全般や、各部門の管理業務を行います。
総務の仕事内容は各企業によって異なりますが、多岐にわたり社内の業務を円滑に進めるためのあらゆる仕事を担当することが特徴です。

特に中小企業においては、担当する業務の幅が広く、ある意味では、会社の事務業務全般を支えている存在と言えます。

総務の役割は、代表的なものとして以下が挙げられます。

ファシリティを中心とした各部門のサポート

総務は、各部門の仕事が円滑に進むようにサポートをする役割があります。
日々大量に発生する書類の管理・保管なども総務の仕事です。
営業部、業務部、商品部、技術部など、事業部と呼ばれる各部門が円滑に業務を進められるよう、各部門の要望に沿って必要なリソースを用意します。

必要な資材や備品の購入、必要書類の作成と保管、各種契約書管理、PCや固定電話や複合機などのインフラ整備、リース管理など、きめ細かなサポートをしています。

経営者と全社的コミュニケーションのサポート

経営者を筆頭に全社的なコミュニケーションがスムーズに行われるようにサポートする役割があります。
株主総会準備～運営・取締役会の運営や議事録作成なども仕事の一つです。
また、イベントや会社行事など全社的活動の推進等も行います。

外部とのやり取り

総務は、外部とのやりとりも行います。
取引先や官公庁をはじめ、社外の人と円滑な関係を築き、業務がスムーズに進められるように会社を守る役割があります。
総務は会社を支えているまさに縁の下の力持ち的な存在です。

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経理の役割・仕事内容とは

経理は企業の財務健全性を守る要の役割を果たします。主に、財務関連の業務全般や、会計記録の管理を行います。

特に中小企業においては、一つ一つの件数は少ないものの、担当する業務の幅が広く、伝票処理などの日次業務から決算まで対応することも多いです。

経理の役割は、代表的なものとして以下が挙げられます。

財務報告の作成と管理

経理は、企業の財務状況を正確に反映した財務報告を作成する役割があります。
日々の取引記録の整理・集計から、財務諸表の作成まで、会計情報の信頼性を保つことが重要です。
財務報告は経営者や関係者への重要な情報源となり、企業の戦略立案や意思決定に不可欠です。

予算管理と財務分析

経理は、予算の策定から実績との比較分析まで、企業の財務計画の管理を行います。
また、財務データを基にした分析を通じて、経営者への助言や提案も行います。
これにより、企業の財務リスクの軽減や効率的な資源の配分が可能となります。

税務処理とコンプライアンスの維持

経理は、税務申告や納税の手続き、税務関連の記録の管理を担当します。
税法の変更への適応や税務調査への対応など、税務コンプライアンスを維持する責任も重要です。
適切な税務処理は、企業の法的な問題を避け、信頼性の高い企業運営を支えます。

資金管理とキャッシュフローの最適化

経理は、企業の資金の流れを管理し、キャッシュフローを最適化する役割も担います。
資金の入出金の管理、資金調達や運用の計画立案など、効率的な資金運用によって企業の財務安定性を高めることが求められます。

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総務と経理の違い

経理と総務の主な違いは仕事内容です。
経理は会社のお金に関する業務全般を担当しますが、総務は会計にはタッチせず会社運営全般をサポートする仕事が中心です。

また、経理では主に日々の会計業務から決算までと、税務関連、資金繰りなど財務を担当します。
顧問税理士など外部の専門機関とやり取りすることもあり、専門的な会計知識で正確に業務を進める力が必要です。

一方総務の仕事は、社内・社外を問わず様々なことがあります。
環境によっては、給与や勤怠管理など労務を含む場合や、契約法務や内部統制を含む場合もあります。
「総務とはこの業務」と限定できるものではなく、多岐に亘る全社のサポートを任されていますので、各部署との連携能力や、細かい点まで管理できる能力などが必要です。

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総務経理に向いている人

一概には言えませんが、一般に総務経理に向いている人の特徴として以下が挙げられます。

業務遂行能力が高い人

幅広い業務を正確に対応しなければならない総務経理においては、高い業務遂行能力が必要です。
そのため、様々な仕事を理解し、スピーディーかつ正確に行える業務遂行能力が高い人は向いていると言えます。

誰かをサポートする仕事にやりがいを感じる人

総務経理は、裏方として事業部や実行部隊をサポートする場合が多いです。
そのため、裏方役やサポート業務にやりがいを感じる人は向いています。
人や組織を支える仕事が好きな人は、総務経理が合っていると言えるでしょう。

総務経理は、社内外の様々な人と交流する機会が多いです。
例えば、他部署に書類作成をお願いしたり、社員からの相談対応をする場合などがあります。
社外のパートナー企業や取引先、顧問税理士とも接触する機会がありますので、コミュニケーション能力は必須です。人と積極的に関わることができて、他者と円滑なコミュニケーションを行うことができる人は、総務経理に向いています。

きめ細かい点まで気配りができる人

総務経理の仕事は、きめ細かい仕事も多いです。
例えば社内備品管理や発注など、他部署のサポート業務を一括して引き受ける場合もあります。また、経費精算などは誤りがないか細かく見る必要があります。
そのため、きめ細かい点まで気配りができ、リスクヘッジが出来る人が向いています。

PCスキルがある人

総務経理の仕事はPCを使う機会が多く、PCスキルが高い人も総務経理が合っていると言えるでしょう。
基本的なWordやExcelなどが使えることはもちろんのこと、PowerPointを使った資料作成などにも対応していると業務がやりやすいです。
例えばExcelであれば、マクロを組めるくらいの実力があると、仕事がさらに進めやすくなります。

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総務経理に転職する際の志望動機の書き方

総務経理に転職する際の志望動機の書き方のポイントを3つご紹介します。

なぜ応募先の企業の総務を選んだのか理由を書く

選考の際に、応募先の企業が気になる点は「なぜ」応募先に選んだのかという点です。
志望動機の欄なので、しっかりとその疑問に答えられるように志望した動機を記載しましょう。 入社意欲をアピールすることも大事です。

ただし、総務経理の仕事は汎用性が高く、他の企業でも同じような仕事があるため、仕事内容では理由が一般的なものになりやすい傾向があります。
その場合は、無理やり理由をこじつけると返って印象が悪くなってしまう可能性があるため、無理にこじつける必要はないです。
仕事内容に加えて、業種や商品やメディアに出ていた情報に触れて応募先の企業を選んだ理由を記載したり、自身の経験をアピールすることを主眼に置くと良いでしょう。

オフィスワークの経験をアピールする

総務経理の仕事はオフィスワーク中心です。また、総務経理は即戦力の高い人を重宝します。
そのため、志望動機の欄に、オフィスワークの経験をしっかりと記載することがポイントです。
応募先の企業で活かせそうな経験は、細かい点でも記載しておいて損はないでしょう。

例えば電話対応などはどの会社でも必要になってくる業務ですが、アピール材料として弱いかもしれないと書くことを躊躇する方もいます。
その場合は、自分がどのような点に注意して、どういった点を工夫して業務をこなしてきたかなど、自分の経験を振り返って整理しておくと記載しやすいです。

もちろん、職務経歴書も添付しますので、経験した業務を全て書く必要はありませんが、アピールできる経験は端的に記載してアピールしましょう。

総務経理業務に活かせる経験を書く

総務業務または経理業務のどちらかの経験がある方は、高く評価されるため、積極的にアピールしましょう。その際は、件数や担当範囲などを明確に記載することで、より良い印象を与えられる可能性が高まります。

未経験から総務経理を目指す場合は、総務経理業務に活かせる経験を書くことがポイントです。
例えば、接客業の経験があれば、コミュニケーション能力の高さや、交渉力があることをアピールすることに役立ちます。
データ集計や資料作成など、事務の経験があれば、PCスキルも有していることの証明に活かせるでしょう。

自分がこれまで経験してきたことを振り返り、総務経理の業務に活かせるものは、積極的にアピールすることが大事です。
総務経理の仕事は幅広いからこそ、他業種から転職する場合でも、活かせるスキルをみつけやすいと言えます。

以上の点を踏まえた上で、その企業に入ってどのような人材になりたいかを一文程度記載することも有効です。
例えばゆくゆくはマネジメント業務も行いたいなどと記載すると、前向きな姿勢のアピールができます。自分の熱意と意欲を、経験してきた業務のアピールと合わせてしっかりと伝えることが大切です。

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まとめ

中小企業に多い経理総務の仕事内容は多岐に渡ります。そのため、転職する際は自分が経験してきたことを棚卸して整理しておくと、書類選考や面接時にも役立つでしょう。

また、幅広い経験を積めるポジションだからこそ、その会社の総務経理としてどのように活躍していきたいかを考えておくことも重要です。

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この記事を監修したキャリアアドバイザー

楢本裕也

大学卒業後、リクルート広告代理店に新卒入社し、中小企業、飲食・小売店などに向け、求人広告営業に従事。
その中で、実際に転職をされていく方などの生の声や気持ちの変化・実情などを知りたいと考え、MS-Japanに入社。
その後はキャリアアドバイザーとして、主に20代~30代の経理財務・会計事務所スタッフを中心に担当する。

プロフィールはこちら監修したトピックス一覧

経理・財務・会計事務所・監査法人・税理士科目合格・ USCPA を専門領域として、これまで数多くのご支援実績がございます。管理部門・士業に特化したMS-Japanだから分かる業界・転職情報を日々更新中です！本記事を通して転職をお考えの方は是非一度ご相談下さい！