人事・総務転職準備

2024年11月13日

総務の志望動機のポイント＆例文を経験者・未経験者別に解説！

総務は、業務範囲が広く、企業全体の様々な業務を担います。
転職で総務を目指す場合、注意すべきポイントは「志望動機」です。

そこで本記事では、総務の仕事内容や求められるスキル、総務の志望動機作成のポイントを実務経験者/未経験者別に解説します。
志望動機の例文も掲載していますので、総務への転職をお考えの方はぜひ参考にしてください。

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総務の仕事内容を簡単解説！

総務の仕事内容は多岐に渡ります。他の部署が担当していない仕事全般であり、「社内の何でも屋」と表現されることもあります。
従業員がより働きやすい環境を整え、業務がよりスムーズに進められるように裏方としてサポートを担います。経営陣をはじめ、社内の全ての部署と関わることが特徴です。

具体的な仕事内容としては、文書作成・管理、施設管理、備品管理、株主総会・取締役会の事務局、社内行事の企画・運営、来客対応などが挙げられます。

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総務に求められるスキル・経験は？

総務への転職を目指すにあたって、総務で求められる能力やスキルを理解することは非常に重要です。
以下に、総務で必要とされる主要な4つのスキルを詳しく説明します。

事務処理能力

総務では、日々の業務で様々な文書作成やデータ入力などの作業が発生します。これらの業務を効率的かつ正確に行うためには、高い事務処理能力が必要です。
具体的には、速度と正確性を兼ね備えたタイピングスキルや、複数の業務を同時に進行させるマルチタスク力などが求められます。

スケジュール管理能力

総務では、社員の出張手配やイベントの企画・運営など、様々なスケジュール管理が求められます。
これらの業務をスムーズに進行させるためには、優れたスケジュール管理能力が必要です。また、時間を効率的に使うための計画性も求められます。

パソコンスキル

現代のビジネスシーンでは、パソコンスキルは必須と言えます。総務では、文書作成やデータ分析、プレゼンテーション資料作成など、多岐にわたる業務でパソコンを使用します。特に、WordやExcelなどの基本的なオフィスソフトの操作は必須です。
また、企業によっては特定の業務専用ソフトの操作も求められることがあるでしょう。

臨機応変に対応する能力

総務は、社内の様々な部署や外部の関係者と連携して業務を進めるため、予期せぬ問題や変更が発生することも少なくありません。そのような状況に対して、迅速かつ適切に対処するための臨機応変に対応できる能力が求められます。

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総務が他職種を兼務している場合のポイント

「社内の何でも屋」と呼ばれることからも分かるように、総務は幅広い業務を担当していますが、企業によって担当業務範囲が様々です。
そのため、「総務」の募集であっても、一部人事や経理、法務など管理部門職種を兼務している場合もあります。
総務と他職種を兼務するポジションの場合は、総務で求められる能力やスキルに加えて、兼務する職種で求められる能力やスキルも理解することが重要です。

例えば、総務と人事・労務を兼務する場合は、採用・研修業務に必要なプレゼンテーションスキルや、雇用契約・労災手続きのための労働法関連の知識も求められます。
また、経理を兼務する場合は、給与計算や現預金管理、経費精算など簿記の知識が必要です。
さらに、法務を兼務する場合は、事業に関連する高度な法令知識も求められます。

総務を目指す場合は、求人の仕事内容欄をよく確認し、総務専任なのか、他職種を兼務しているのか判断しましょう。

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経験者の志望動機は、実務経験と「なぜこの会社なのか」が重要

まず、総務経験者が他社の総務に転職するケースについて、志望動機作成のポイントを解説します。

総務の実務経験をアピールする

中途採用では、即戦力が求められていることが多く、総務の実務経験は大きな強みになります。
総務の仕事内容は幅広く、企業側が入社後に任せたい業務と、応募者の経験業務がマッチしているかは重要なポイントです。そのため、志望動機にもこれまで担当してきた業務の具体的な内容を記載しましょう。

「総務に何年間携わりました」だけではなく、仕事内容について「社内の備品や設備管理、入社式や記念式典といった社内行事の企画・運営、受付での来客対応などを担っていました」と詳しく説明した方が、企業側も仕事ぶりを具体的にイメージできます。幅広く対応できることをアピールするためにも、携わっていた業務は些細なものでも記載しましょう。

応募先企業と自身の経験の整合性をアピールし、経験のない業務については、業務の幅を広げてステップアップしたいなど、志望動機と結びつけると効果的です。

「なぜこの会社で働きたいか」を明確にする

総務は業種・企業規模を問わず、多くの企業にある部署なので、他の企業でも使える汎用的な志望動機になってしまう傾向があります。
志望動機を通して、企業側は「他社の総務ではなく、なぜここで働きたいと思ったのか」を知りたいと考えています。応募先企業でなくてはならない理由をきちんと言語化して説明できるようにしておきまょう。

ただし、無理に理由をこじつけることは逆効果です。
もし、理由づけが難しいなら、経験やスキル、社風などを重点的にアピールする方法に切り替えることも有効です。
複数の企業の総務に応募する場合も、志望動機の使いまわしはNGです。応募先企業をよく調べて、事業や企業規模、企業フェーズ、社風など、自分が興味を持った点を具体的に伝えましょう。

志望動機が完成したら、凡庸的な志望動機になっていないか、第三者が読んだ時にわかりやすい表現を用いているかなど、信頼できる第三者に確認してもらうと良いでしょう。

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【総務経験者】志望動機例文

前述したポイントを踏まえて、総務「経験者」の志望動機の例文をご紹介します。

実務経験を活かした志望動機

私は前職の総務部で、主に契約書管理を担当しておりました。文書の集中管理を徹底し、必要時に契約書が取り出しやすいように細かい配慮を重ねたことで、「〇〇さんに任せておけば安心」と上司にお褒めの言葉をいただいたこともあります。総務として幅広い仕事を経験するうちに、新しいフィールドで、これまでの経験を活かしたいと考えるようになり、経営を担う総務職経験者を募集している貴社の求人に応募いたしました。

総務「経験者」は、詳しい業務内容や成果を志望動機とあわせてアピールすると、即戦力として面接官に好印象を与えられます
「契約書管理」という業務内容を入れ、業務の中で工夫したこととその成果について具体的に説明することで、スキルや長所が担当者に伝わりやすい志望動機になっています。

「なぜこの会社なのか」を強調した志望動機

私は前職で5年間、総務として従事して参りました。特に、社員のモチベーション向上や組織の一体化を目的とした社内行事の企画運営を担当しておりました。コロナ渦で在宅ワークが多くなり社員同士のコミュニケーションが不足していましたが、社内行事を通じて組織のつながりを深めるように働きかけました。
この経験を活かして総務としてキャリアアップをしていきたいと考えていた折に、社内行事による社員同士の交流を重要視する貴社の求人広告を拝見し、強く共感いたしました。在宅ワークが当たり前になった現在だからこそ、企業側から積極的に社員交流の場を提供することで組織の一体化、ひいては業績向上にもつながると考えております。今までの経験を活かして、組織を支える総務として貴社に貢献していきたいと考えております。

この例文では、実務経験の内容に加え、「なぜこの会社で働きたいか」を伝えています。的確な志望動機は、応募先企業のことをよくリサーチしているという印象を与えられます。

※こちらで紹介した例文はあくまで例なので、ポイントを踏まえた上でご自身の状況に合わせて、自分の言葉で書けるようにしましょう。参考としてお役立てください。

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未経験者の志望動機は「なぜ総務なのか」と前職の経験・スキルが重要！

次に、他職種から総務への転職を目指す総務「未経験者」の志望動機作成のポイントをご紹介します。

「なぜ総務を目指すのか」を明確にする

未経験から総務を目指す場合、まず「なぜ未経験なのに総務を目指すのか」が重要です。
キャリアチェンジしてでも総務として働きたい理由を明確化し、説明できるようにしましょう。
「総務なら楽そう」など、消極的な理由を書くことは悪い印象を与えてしまいます。「スキルを身につけて会社を支えていきたい」など、能動的な姿勢を示すと好印象です。

未経験から目指す場合、前職の業務内容を説明して、前職では達成できなかった目標が応募先企業では叶えられることを説明すると、好印象につながります。

総務に活かせる経験・スキルをアピールする

総務は、経理や法務など他の管理部門職種と比較して、高い専門性が問われる仕事ではありません。
そのため、総務未経験であっても、事務経験があれば採用される可能性があります。
総務「未経験者」が志望動機を作成する際は、まず今まで経験した業務の棚卸しを行い、総務に活かせる経験・スキルを洗い出すことが重要です。
例えば、前職が営業や接客業の場合は、マルチタスク能力やコミュニケーションスキルをアピールできます。チームで協力してプロジェクトを成功に導いた経験や、お客様の要望をくみ取るために工夫したことなど、人との接し方や人柄が伝わる内容にしましょう。

また、簿記2級以上、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）、英検やTOEIC、衛生管理者、キャリアコンサルタントなどの資格を持っていれば、転職に有利になる可能性があります。

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総務「未経験者」の志望動機例文

続いて、前述したポイントを踏まえて、総務「未経験者」の志望動機例文をご紹介します。

「なぜ総務なのか」を強調した志望動機

私はこれまで営業事務として5年間従事しています。営業を支える事務として働く中で、人のサポートをする仕事にやりがいを持つようになり、さらに企業全体をサポートできる総務を目指すようになりました。
総務の実務経験はありませんが、営業事務として培った裏方としてのサポートスキルを活かして貴社に貢献したいと考えております。

この例文では、今までの経験業務と総務業務の特徴を関連付けてアピールができています。

総務に活かせるスキルをアピールした志望動機

私はこれまで旅行代理店のカスタマーサポートセンターで3年間従事して参りました。
お客様からのお電話の対応をする中で、円滑なコミュニケーション力や問題解決能力を磨くことができました。特に、旅行先でトラブルに巻き込まれてしまったお客様のサポートでは、お客様の現在の状況を正確に把握した上で適切な解決策をご提案する必要がありました。
カスタマーサポートと総務は全く別の仕事ではありますが、前職で培ったコミュニケーション力や問題解決能力は、幅広い業務範囲で多くの部署と接点を持つ総務でも活かせる能力だと思いますので、この経験をもって総務として貴社へ貢献したいと考えております。

漠然と「○○のスキルを身につけた」と書くより、実際に培った能力を使ってどのように問題を解決に導いたのかが書かれていると、説得力が増します。採用担当が具体的にイメージしやすいような書き方を心がけることが重要です。

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総務の志望動機で気を付けたい注意点は？

総務の志望動機を作成する際には、抑えるべき注意点があります。
以下で、志望動機作成後のチェックポイントを4つご紹介します。

相手がイメージできる内容になっているか

志望動機は、具体的で明確な内容であることが重要です。抽象的な表現や一般的すぎる表現は避け、具体的な経験や数値、目標を述べることで、採用担当者が納得できる志望動機になるでしょう。

例えば、「総務に興味がある」ではなく、「以前の職場での○○の経験から、総務の重要性を理解し、自分の○○なスキルを活かして企業の基盤を支えたい」といった具体的な表現を用いると良いでしょう。

希望する業務を絞りすぎていないか

総務は多岐にわたる業務を担当するため、特定の業務に絞りすぎると、他の業務に対する意欲や能力を疑問視される可能性があります。幅広い業務に対応できることを証明する柔軟性や意欲を示すことが重要です。

自分が得られるメリットだけを書いていないか

志望動機は、自己成長や自己実現などの自分が得られるメリットだけでなく、企業にどのように貢献できるかを明記することが重要です。自分のスキルや経験を活かして、どのように企業の総務業務を支え、企業の成長に貢献できるかを具体的に述べましょう。

例えば、「総務として働くことで多岐にわたる業務知識を身につけたい」という自分のメリットだけでなく、「以前の職場で培ったコミュニケーション能力を活かし、社内の円滑なコミュニケーションを支えることで、企業全体の業務効率向上に貢献したい」という企業への貢献も述べると良いでしょう。

応募先企業の業務内容と関係のないスキルをアピールしていないか

志望動機には、自分のスキルや経験をアピールすることも重要ですが、その際には応募先企業の業務内容との関連性が重要です。

例えば、ITツール関連のスキルがあっても、それが応募先企業の総務業務に直接関連しない場合、志望動機としては適切ではありません。応募する前に求人をよく読んで、その企業の総務で求められるスキルを選びましょう。

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志望動機に悩んだら「MS Agent」にご相談ください！

志望動機の作成では、自身のキャリアやスキルを棚卸しし、強みを見極める必要があります。そのためには、まず詳しい自己分析が必要です。
しかし、転職希望者全員が、初めから転職を見越して計画的にキャリアを築いているわけではありません。与えられた業務を淡々とこなしてきた人もいるはずです。そのような場合は、自己分析をしても、強みや今後のキャリアの方向性を上手く見出せない可能性があります。

そこでおすすめするのが、転職エージェントの利用です。
転職支援実績の豊富な転職エージェントに相談すれば、キャリアの棚卸しや、強み・アピールポイントの洗い出しなど、細かいアドバイスを受けることができます。

弊社MS-Japanが提供する「MS Agent」は、総務をはじめとする管理部門と士業に特化した転職エージェントとして、30年以上の実績があります。
総務に詳しいキャリアアドバイザーによるキャリアカウンセリングや求人紹介、応募書類作成サポートや面接対策など、全て無料で提供しています。
転職活動に不安がある方は、お気軽にご相談ください。

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MS-Japanがご紹介できる総務の求人例

弊社MS-Japanは、総務などの管理部門と士業に特化した転職エージェント「MS Agent」を提供しています。
ここでは、「MS Agent」で取り扱っている総務求人の一部をご紹介します。

キャッシュレス・FinTech・DXを支える決済業界リーディングカンパニーの総務求人

仕事内容

・株主総会運営（総会議案の検討、CGコード対応、議場設営等）
・取締役会・経営会議運営・リスク管理委員会（議案取りまとめ、議事録作成等）
・不動産管理（賃貸借契約の管理、賃料交渉の実施）
・グループ会社管理　等

必要な経験・能力

＜いずれも必須＞
・生成AI（最新のIT技術・ツール）への興味関心がある方
・商事法務またはオフィスファシリティ等管理業務に関する業務経験が3年以上ある方
＜歓迎＞
・管理部門でのマネジメント、チームリーダー等の経験がある方
・株主総会について一連の計画、運営経験がある方
・オフィス移転や大規模レイアウト変更の経験がある方

想定年収

700万円～ 940万円

黒字経営のスタートアップ企業の総務スタッフ求人（フレックス可）

仕事内容

・オフィス清掃、オフィス管理、来客対応
・備品管理・発注業務
・郵便対応、書類整理、入退社対応
・セキュリティカード管理、固定資産管理
・役員スケジュール管理、アルバイトシフト管理　等

必要な経験・能力

＜必須＞
・総務経験
・PCの基本操作（Word、Excel、PowerPointの基本的スキル）
・Slack・Googleなどの使用に抵抗のない方
＜歓迎＞
・第二種衛生管理者免許

想定年収

350万円～ 490万円

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まとめ

志望動機がしっかりしていると、採用担当者からの印象が良くなり、書類選考や面接の通過率を向上することができます。
なぜこの会社で働きたいか」や「なぜ総務を目指すのか」を明確にした上で、ご紹介したポイントを抑えていると、説得力のある志望動機が書けるでしょう。

また、志望動機を通して自己アピールすることも重要です。総務で求められるスキルを理解し、自分の経験や能力と絡めて適切にアピールしましょう。

弊社「MS Agent」では、総務の転職に詳しいキャリアアドバイザーによる、職務経歴書や志望動機の添削もサポートしております。総務への転職を検討されている方は、お気軽にご相談ください。

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参考URL

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この記事を監修したキャリアアドバイザー

柴優太朗

大学卒業後、現職(MS-Japan)へ入社。
入社後は、RA(リクルーティングアドバイザー)として100社以上を担当し、業界問わずスタッフクラス～管理職クラスまで幅広い中途採用支援に従事。
異動の機会をいただき、2021年4月からCA(キャリアアドバイザー)として、管理部門及び士業領域幅広い方の転職支援に従事しています。

プロフィールはこちら監修したトピックス一覧

経理・財務・人事・総務・法務・経営企画・内部監査・役員・その他・社会保険労務士事務所・公認会計士・弁護士を専門領域として、これまで数多くのご支援実績がございます。管理部門・士業に特化したMS-Japanだから分かる業界・転職情報を日々更新中です！本記事を通して転職をお考えの方は是非一度ご相談下さい！