働き方人事・総務転職準備

2024年02月29日

総務の仕事内容を詳しく解説！実際の総務に聞いた「必要なスキル」や「やりがい」を紹介！

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総務は、他部署が担当しない様々な業務を幅広く請け負っています。いざどのような仕事があるのかと問われると、イメージしづらい方もいるでしょう。

そこで今回は、総務の仕事内容を一覧でまとめました。弊社の総務担当にやりがいや苦労することなどをヒアリングし、現場の声もご紹介しているので、総務への転職を検討している方は参考にしてください。

総務の役割

総務は、他部署が担当しない業務を多岐にわたって請け負うため「何でも屋」と称される場合もあります。
業務範囲の広さゆえに専門性を打ち出しにくいこともあり「明確なスキル」「目的意義」が見えにくい職種だと言えるでしょう。

総務の役割を端的に言い表すならば、「企業としてのレベルアップ・業務をスムーズに行える環境作り」です。
社内全体を見渡し、経営陣と現場・部署と部署をつなぎ、社員全員が経営陣の目指す目標へ向かってもらうための「縁の下の力持ち」とも言えます。社内全体を観察しながら、効率化・安定化を実現する為に率先して取り組んでいく役割をなっています。

仕事内容は非常に幅が広く、社内文章の作成や来客対応など、社内外と関わりを持っていることが特徴です。
社員がより働きやすい環境を整える為の仕事が多く、自ら積極的に行動する姿勢が必要です。

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総務の仕事内容一覧

総務の仕事内容は企業によって様々ですが、一般的な仕事内容は以下の通りです。

・機器・備品管理
・施設管理
・社内外慶弔
・文書管理
・株主総会・取締役会の事務局
・社内行事の企画・運営
・社内・社外広報の発行
・郵送物の発送・仕分け
・来客・電話応対
・契約書管理
・福利厚生関連
・業務企画（規程・マニュアル、ITインフラ整備等）

それぞれの仕事について、具体的な仕事内容を見てみましょう。

機器・備品管理

企業で使用している様々な機器や備品を、総務が管理します。
デスクや椅子、パソコンのほか、コピー用紙やトナーなどの消耗品の個数や保管場所を記録し、使用する機器や備品に不備・不足がある場合は、新しいものを発注します。プリンターなどのOA機器に不具合が生じた際に、修理を依頼したり、定期的なメンテナンスを手配したりすることも総務の仕事のひとつです。

施設管理

快適な職場環境を整えるために、施設を管理することも総務の仕事に含まれます。
清掃業者の手配や照明・空調の調節、防災設備管理のほか、オフィスのレイアウト変更や植栽の手入れなども行います。また、オフィスや駐車場が賃貸の場合、契約や管理も担います。

社内外慶弔

慶事・弔事があった際には総務が対応します。
社外で慶事・弔事があった場合、お祝い・お悔やみの挨拶状などを手配します。また、企業として対応方法や基準などを明確にしておくことも総務の業務です。社員の家族などが関わる不幸が発生した場合には、社内の規定に則って見舞金の支給などの手続きを進めます。

文書管理

企業にとって、業務で発生する文書は大切な情報資源です。
総務は社員名簿や株主名簿などの社内文書を適切に管理し、保存期間が満了した書類の廃棄まで行います。法的に保存期間が定められている文書もあるため、正しい知識が必要です。

株主総会・取締役会の事務局

企業によっては、株主総会・取締役会の事務局を総務が受け持つこともあります。
開催にあたり、招集通知の発送や会場手配、各種資料の準備、質疑応答に関わる文章の作成、問い合わせがあった場合の対応などを行います。株主総会・取締役会当日は受付や進行補助を担当し、終了後の議事録も作成します。

社内行事の企画・運営

入社式や社員旅行など、社内行事の企画・運営を行います。
行事の開催に向けて発生するスケジュールや予算の計画、参加人数の把握、会場の手配、社員への案内などの様々な業務も総務の担当です。行事を円滑に進めるため、当日の案内や司会なども総務が担当する場合があります。

社内・社外広報の発行

広報部がない企業では、総務が社内・社外広報を発行していることがあります。
社内報では、社長のメッセージや従業員の紹介、行事の案内などを掲載し、社内で共有します。他方で社外広報は、商品やサービスのPR、企業案内などを社外に知らせる目的で発行されます。どちらも企画立案、情報収集、取材など、スムーズな発行のためにしなければならないことが多くあります。

郵送物の発送・仕分け

社外への郵便物の発送や、届いた郵便物を仕分けする業務は、総務の仕事のひとつです。
企業によっては大量の郵便物が届きます。各部署の業務内容や担当者の名前などを把握し、正確に振り分けることが求められます。また、郵便物を紛失することがないよう、発信・受信簿などで郵便物の記録を残すルールを取り決めている企業もあります。

来客・電話応対

企業によっては、総務が来客対応や電話の一次対応を行います。
用件の把握や担当者への連絡、応接室への案内、お茶出しなど来客対応のマナーを身につけておくことが重要です。アポイントがある来客者の場合は、来客者が快適に過ごせるよう事前に準備しておきます。また、社外電話の一次対応を総務が行う企業もあります。いち早く電話を取り、スムーズに担当者へつなぐスキルが必要です。

契約書管理

顧客・取引先との取引契約や従業員の雇用契約、OA機器のレンタル契約など、様々な契約書を管理します。
契約書には機密情報が含まれるケースが多く、企業において最も重要な情報のひとつです。契約書の持ち出しや紛失などがないように管理を徹底します。

福利厚生関連

企業によっては、健康診断の手配や、社宅の施設管理、育児・介護休暇の実施など、働きやすい環境を整える業務を総務が担っています。

業務企画（規程・マニュアル、ITインフラ整備等）

組織の円滑な運営のため、総務が業務に関する規程やマニュアルの整備を行います。
企業によってはITインフラの整備も総務が担当します。具体的には、社内のネットワーク構築や情報セキュリティの確保、ソフトウェアやハードウェアの導入といった業務が挙げられます。

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大手企業と中小企業で異なる総務の役割

同じ総務であっても、中小・ベンチャー企業と大企業では、総務担当者の役割が異なります。

中小・ベンチャー企業

中小・ベンチャー企業の総務部門は、少ない人数で全ての業務を担うため、業務の幅は広範であり、その企業の状況によって変化します。事務的業務のみならず、企画系の業務を担当するケースもあるでしょう。
細かい仕事内容は各企業によって異なるので、転職をする際には、応募先の企業の仕事内容をよく確認しておくことが必要と言えます。

大企業

大企業では、経営企画、経理､人事、ITなどを担う部門を総務部門と別に設置していることが一般的です。その場合、総務部門が担う役割は事務的業務が中心で、特定の業務に専門特化していくケースが多いです。
大企業における総務の主要業務は大きく分けて、商事法務（株主総会対応）、ファシリティ（施設・設備管理）庶務の3つです。

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総務と人事の違いとは？

バックオフィスとして、企業で働く人を支える部門に「総務」と「人事」があります。求人によっては、「総務人事」としてまとめられているケースもありますが、仕事内容や方向性が大きく異なります。

総務は、社員が働きやすい職場環境づくりを行うことを念頭に備品・文書の管理やイベントの企画運営、来客応対、広報の発行など、多様な役割を担います。
人事は、経営を行う上で必要不可欠な人的資源を管理する目的で、採用活動や教育、評価や適材適所で働くための人事異動などを担います。

いずれも、社内の事業や人材など多くのことを把握しておく必要があり、企業の発展において欠くことのできない役割だと言えるでしょう。

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総務担当に聞いた！仕事のやりがいや苦労

弊社MS-Japanの総務業務を担当する3名に、「総務の仕事のやりがいや大変なこと」について聞いてみました。

Nさん

総務は株主総会関連の固い業務からごみ当番の割り振りなど細かい業務まで、とにかく業務の幅が広いです。
だからこそ、社内の事はもちろん、どんなITツールが流行っているかなど今必要でない情報も常に情報を収集し、業務を計画的に進める必要があるところは、やりがいに思いつつも大変ではあります。
ただ、自分が行動したことで、小さなことでも企業全体に貢献できるところは総務の醍醐味だと思います。

Mさん

入退社の時に備品の用意や回収をしているので、人とのつながりを感じます。
関わる人が多いと、依頼した期日に回収ができないなどイレギュラーなことが多く発生します。その中で自分の工夫で調整ができると達成感があります。

Tさん

企業のことを知り尽くしていると、様々な部門の人から質問をされる時に、スムーズに回答ができる上に、感謝の言葉をもらえるのでうれしい気持ちになります。
逆に、自分が解決策を知らない時は「どんな情報があれば解決できるのか」などを一から考えたり、試行錯誤をしたりする必要があるので苦戦しますが、上手くいくとモチベーションが上がります。

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総務に必要なスキルは？

総務業務を円滑に進めるために必要なスキルを以下でご紹介します。

コミュニケーションスキル

総務は企業内の各部署と連携し、円滑な業務運営を支える役割を果たします。
そのため、他部署の人たちの要望を正確に理解し、適切な提案や対応ができるスキルが求められます。

パソコンスキル

総務業務には、書類作成やデータ管理など、パソコンを使用する作業が多く含まれます。
特に、WordやExcelなどの基本的なオフィスソフトを使いこなすスキルは必須と言えるでしょう。これらのソフトを使いこなすことで、効率的かつ正確な業務遂行が可能となります。
また、企業の規模や業務内容によっては、特定の業務ソフトの操作スキルが求められることもあります。

スケジュール管理スキル

総務は、社内の様々なイベントや会議のスケジュール管理も担当します。
そのため、全体のスケジュールを把握し、適切に管理するスキルが必要です。
また、予期せぬトラブルや変更が発生した場合でも、柔軟に対応し、スケジュールを再調整できるスキルも求められます。

マルチタスク対応スキル

総務の業務は多岐にわたり、同時に複数の業務を遂行するため、マルチタスク対応スキルは必須と言えるでしょう。
優先順位をつけながら、効率的に業務を進めることができる能力が求められます。

総務として活躍するためには、これらのスキルを磨くだけでなく、自身の成長意欲や学ぶ姿勢も大切です。日々の業務を通じて新たなスキルを学び、自身の価値を高めていきましょう。

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総務の転職成功ポイント

未経験から総務への転職を成功させるために、どのようなことを意識しておけば良いでしょうか。押さえるべき3つのポイントをまとめました。

総務に活かせるスキルや経験をアピールする

総務は企業によって業務範囲が異なるため、総務経験者は過去にどのような仕事を担当していたかが重要視されます。前職で担当した業務やポジションと応募先企業で共通する部分を見つけ、即戦力として活躍できることをアピールしましょう。

未経験者の場合は、前述した「総務に必要なスキル」をメインにアピールしましょう。
具体的なエピソードや数字を根拠に、「総務に必要なスキル」を保有していることを説明することが重要です。事務職経験がない場合は、MOS（Microsoft Office Specialist）や、日商簿記などを取得することで、パソコンスキルやビジネスの基礎となる会計知識を証明することができます。

志望動機の明確化する

採用担当者は、「なぜこの企業で働きたいのか」「なぜ総務を目指すのか」を知ることで、入社への熱意を測ろうとしています。

総務経験者の場合は、「なぜこの企業なのか」をしっかりと説明する必要があります。応募先企業をよく研究して、事業内容や企業規模、応募先企業独自の総務業務などを把握しましょう。凡庸な内容だと「他社でも同じ志望動機を言っているのではないか」と捉えられてしまうため、応募先企業でなくてはならない理由を明確にすることが重要です。

未経験者の場合、まず、「なぜ総務を目指すのか」を説明します。総務に興味を持った理由や自身のスキル・経歴で総務としてどのように貢献できるのかを具体的に伝えることが重要です。
「なぜ総務を目指すのか」を説明した後、経験者と同様に「なぜこの企業なのか」を説明することで、キャリアチェンジの目的をスムーズに伝えることができます。