人事・総務

2024年04月16日

【総務職の面接】よくある質問・逆質問のポイントを解説！

総務部門は、円滑な企業運営のために幅広い業務を担う“企業のバックボーン”です。
この記事では、総務の採用面接でよく聞かれる質問と、質問に対する効果的な回答方法を解説します。総務としてのキャリアプランの伝え方や逆質問のポイントもご紹介するので、是非今後の参考にしてください。

総務の面接前に！適切な面接の対応は？

面接は、自分の価値を伝え、自己をアピールする重要な場です。
面接は直接訪問する場合とオンラインで受ける場合に分かれていますが、それぞれ適切な対応があるので簡単にご説明します。

訪問の場合にはタイムマネジメントが重要です。
面接会場には約15分前に到着し、受付は面接時間の5分前に済ませるのが理想的です。
面接は受付時からスタートしていると考え、受付での自己紹介も、ゆっくり丁寧に伝えることが大切です。
「本日、○時に、○○部の◯◯様と、面接のお約束をしております、△△と申します」と聞き取りやすく伝えましょう。

オンライン面接では、カメラの位置調整が重要です。
カメラは目線と同じ高さに来るように設定し、画面ではなく時折カメラを見ることを意識しましょう。
画面が暗く、カメラの位置が悪いと不利な印象を与える可能性もあるので、できるだけ部屋を明るくし、良好な環境を作ることが求められます。

視線はコミュニケーションの一部であり、声のトーンと表情、動作も相手に何らかの印象を与えるという点で同様です。
いずれも相手に好印象を抱かせられるよう配慮し、リアクションも日常のものより少し大きめに表現するくらいの意識を持つのがお勧めです。

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総務の面接でよくある質問①志望動機

総務職の面接時に志望動機を伝える際は、自分がなぜその会社の総務部門で働きたいのか、なぜ総務の業務に興味を持っているのかを明確に表現することが重要です。

そのためには、まず「人に喜ばれる仕事がしたい」という点を強調することが有効です。
総務は社員が働きやすい環境を整え、組織全体を支える役割を担うため、他人をサポートすることに喜びを感じ、熱意をもって業務に取り組む意欲のある人材は魅力的に映るからです。

また、これまで培ってきたスキルや経験を活かしたいという意志を含めるのも大切です。
総務職は、パソコンスキル、ファイリングの知識、コミュニケーション能力など、様々なスキルを要求されます。
これらの能力を持っており、それを活かして会社に貢献したいという姿勢をアピールすると、より良い結果を導きやすくなります。

加えて、総務職の多岐にわたる業務を通じて新たなスキルや知識を獲得し、自己成長を図っていきたいという点も志望動機に加えれば、あなたの向上心が伝わりやすくなります。

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総務の面接でよくある質問②自己PR

総務の面接時に自己PRを行う際のポイントは、自身の経験とスキル、そして将来性を具体的に示すことです。
経験者の場合、具体的にどのような業務に関与し、どの程度の結果を出してきたのかを詳細に述べましょう。
例えば、株主総会の運営に関わった経験があるなら、その事実を明示し、そこで得た学びや成果を、具体的に数字を入れて説明すると良いでしょう。

未経験者の場合、総務の仕事に必要なスキル、例えばコミュニケーション力やタスク管理能力、調整力などを持っていることを、具体的なエピソードを通じてアピールするようにします。
過去の仕事や学校での経験から、そのようなスキルが求められた状況と、自分がどのように対応したのかを語ることで、具体性を持たせることができます。

さらに、関連する資格を持っていれば、それを活用する意欲があることも強調してください。
例えば、マイナンバー実務検定、人事総務検定などの資格を持っている場合、それらを業務に活かすための具体的なビジョンを語ることで、自身の専門性と意欲を伝えられます。

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総務の面接でよくある質問③業務経験

これまでの業務経験について問われる質問に対しては、まず、あなたの経験が企業の求めるスキルや経験とどのように関連しているのかを強調することが大切です。
具体的にどのような業務に携わり、どのような結果を出してきたのかを説明するとともに、その経験が応募している求人にどう活かせるのかを明示してください。

また、総務業務では多様なソフトウェアを使用することが一般的です。
そのため、これまでにどのようなソフトウェアを使用し、それを活用してどのような成果を出してきたのかを具体的に説明すると良いでしょう。
それが応募先企業でも使用しているソフトウェアであればより良い印象を与えやすくなりますが、そうでない場合でも、似たようなソフトウェアの操作経験や、新しい技術を素早く習得できるという事例を挙げて、自身の学習能力をアピールすることが重要です。

応募先企業での就業に対する意欲やモチベーションをいかに伝えるか意識することで、採用担当者の興味をより一層、惹きつけやすくなります。

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総務の面接でよくある質問④キャリアプラン

「今後のキャリアプランを教えてください」と質問されるケースも多々あります。
このような質問に対しては、総務としてどのような役職や役割を目指しているのかを明確に伝えることが重要です。
例えば、総務のマネージャーやリーダーを目指しているという目標や、取り組みたい業務、身につけたいスキルや知識などを具体的に説明します。

また、その目標に向けて現在何をしているのか、そして入社したらどのような行動を取る予定なのかを伝えることが重要です。キャリアプランに合わせた資格を取得し、目標に向けた行動を可視化すると良いでしょう。
また、自身のキャリアプランが応募先企業の将来とどのようにリンクしているのかを示すことができれば、質問への答えにより一層の説得力を持たせられます。

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総務の面接でよくある質問⑤人間関係

「業務を行う中で仕事がしやすいタイプ、苦手なタイプの人はいますか」、「職場で苦手な社員がいた場合はどのように対応しますか」といった人間関係についての対応力を問われる質問に対しては、以下のポイントを心に留めておくと良いでしょう。

まずは、どのような人物と働くことが得意であるか、また逆に苦手なタイプは何かを明確に伝えることが重要です。
しかし、その際には謙虚な姿勢を保ちつつ、人それぞれが異なるスキルや経験を持っているという認識をもとに伝えることが大切です。

また、後者の質問の意図は、あなたがコミュニケーションの難易度が高まった場合でも適切に対処できるか、また人間関係を円滑に保つための能力を持っているかを確認するための質問なので、誠実さ、公正さを持ち合わせた上で問題を解決していこうとする姿勢をアピールするようにします。

総務の仕事は、様々な立場やタイプの人々と上手くやっていく必要があります。
そのため、このような質問に対する回答は、あなたの対人スキルや問題解決能力を評価する重要な要素となります。

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総務の面接での逆質問はどうする？

逆質問は、面接官が応募者の志望度、コミュニケーション能力、企業や職種への理解度、そして自社への不安や疑問を評価するための重要なステップです。
逆質問の際には以下の4つのポイントに注意しましょう。

アピールしたいことを決める

逆質問は自身の強みや志向を示す絶好のチャンスです。
企業への深い関心、専門性、やる気など、具体的な事例を織り交ぜながらアピールしましょう。

入社後に働いている姿をイメージさせる

質問を通じて、自身がこの会社でどのように働いているかというイメージを面接官に示すことが重要です。
具体的な業務や役割に関連した質問を行うことで、自分が活躍できる姿をイメージさせます。

面接の段階ごとに内容を変える

面接の進行に合わせて質問の内容を変えることも大切です。
面接官の役職や面接の段階によって、適切な質問は変わります。

待遇面や面接官が困惑する内容は避ける

給与、福利厚生、残業時間等、待遇に関する質問や、事前調査で得られる情報に関する質問は避けましょう。
これらの質問は志望動機が不明確であるか、または待遇優遇を求めていると解釈されてしまう可能性があります。どうしても気になる場合はエージェントに相談しましょう。

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総務の面接対策は転職エージェントがおすすめ

初めての転職で面接に自信が無い方や、一人で面接対策するのが不安な方は、転職支援の専門家である転職エージェントに相談しましょう。
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まとめ

総務職の面接では、業務に必要なスキルとともに、さまざまな立場やタイプの人々と円滑に関われるコミュニケーション力や柔軟性が評価されます。
自己PRやキャリアプランなど質問は、採用担当者が応募者を評価する目的で行われていますが、いずれも自分の強みや意欲を示し、いかに貢献していけるのかアピールするのが大切です。

そのため、面接の対策は一人で悩まず、専門家の意見を聞いてみるのもおススメです。
総務職への転職サポート実績を豊富に持っているMS-Japanであれば、経験豊富なアドバイザーがあなたのキャリアを全力でサポートしてくれますので、是非この機会に利用登録をしませんか。

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この記事を監修したキャリアアドバイザー

町田梓

大学卒業後、新卒でMS-Japanへ入社。企業側を支援するリクルーティングアドバイザーとして約6年間IPO準備企業～大手企業まで計1000社以上をご支援。
女性リクルーティングアドバイザーとして最年少ユニットリーダーを経験の後、2019年には【転職する際相談したいRAランキング】で全社2位獲得。
現在は法科大学院修了生～法務経験者、管理職経験者、弁護士の方までリーガル領域を中心に幅広く担当しております。

プロフィールはこちら監修したトピックス一覧

経理・財務・人事・総務・法務・法律・特許事務所・役員・その他・社会保険労務士事務所・弁護士を専門領域として、これまで数多くのご支援実績がございます。管理部門・士業に特化したMS-Japanだから分かる業界・転職情報を日々更新中です！本記事を通して転職をお考えの方は是非一度ご相談下さい！