人事・総務

2023年09月25日

40代で総務に転職できる？経験・未経験別にポイントを紹介！

40代からの転職は、20代・30代に比べて一概に厳しいと言い切ることはできませんが、年齢に応じた経験・スキルが求められるのは確かです。
総務についても同様で、まったくの未経験から転職する場合、相応のハードルが用意されていると考えた方がよいでしょう。
しかし、どの企業でも優秀な人材を欲しがっているのも事実であり、実力さえ認められれば年齢に関係なく採用される可能性は十分あります。

この記事では、40代で総務に転職しようと考えている人向けに、経験者・未経験者それぞれで押さえておきたいポイントを解説します。

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総務の仕事内容

総務の役割は、他のバックオフィス部門が担当しない、諸々の業務を遂行することです。
人事部・経理部等の部署がない小規模な企業では、それらの仕事を総務が担当するケースも見られます。

分かりやすく言うと「社内の何でも屋」的存在ですが、実は各部署と横断的に接触する重要な部署でもあり、企業によっては出世コースに乗る人材が総務部に配属されるケースも考えられます。
各部署への根回しをしたり、経営陣と現場の間に立ってやり取りしたりする機会が多いため、社内でも重要な職種であると言えるでしょう。
以下、総務の主な仕事内容をご紹介します。

各種管理業務

総務の重要な業務は、機械・備品・消耗品・施設・文書など、社内の様々な資産や資料を管理することです。
機械・備品は使い続けるうちに経年劣化するものですし、消耗品は定期的に補充しなければ、いずれなくなってしまいます。
また、施設を安全・快適に使用するための施設管理も、総務の大切な仕事です。照明の交換や空調のチェック、清掃・防災など、やるべきことは多岐にわたります。

法的に保存が義務付けられている書類に関しては、各セクションで適切に保管しますが、会社全体に関わる文書・契約書に関しては、総務が作成・保存・廃棄等を行うケースが多く見られます。
一口に管理業務といっても、その範囲はとても広く、機密保持の観点からも重要な業務を任されています。

社内外への対応業務

総務は、社内外に向けた取り組みの実行委員的立場で、主体的に動きます。
代表的かつ重要性の高い業務としては、株主総会・取締役会の事務局があげられ、会場の手配や準備、必要書類・文書作成、当日の進行補助から議事録作成まで幅広くこなします。

また、社内行事の企画・運営でも、総務は裏方として活躍します。すべてを総務担当者だけが従事するわけではないですが、行事の運営に携わるメンバーの選定も行い、予算配分から司会まで担当することも珍しくありません。
広報部がない企業においては、社内外に向けた広報の発行を総務が担当することもあります。
さらに、来客対応・電話対応も、まずは総務が電話を取るルールになっている企業は多く見られます。

福利厚生・慶弔対応など

企業は毎年、労働安全衛生法第66条に基づき、従業員に対して医師による健康診断を受けさせる義務がありますが、その健康診断の手配をするのは、概ね総務の仕事です。
社宅管理や休暇制度の対応や、社内外での慶事・弔事への対応も、総務の管轄とされています。
郵便物・FAXの仕分けは、企業によって担当部署が分かれていることもありますが、主担当は総務と考えてよいでしょう。

このように、総務は実にたくさんの業務に携わっているのです。

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40代の総務の年収は？

40代になると、年収も総じて高額になる傾向がありますが、総務というセクションではどうでしょうか。
以下、弊社MS-Japanのデータをもとに、40代の総務の年収について解説します。

他部署と比較した総務職の平均年収

弊社MS-Japanが集計した2022年のデータでは、弊社転職エージェントサービス「MS Agent」を利用して人事・総務職への転職された40代の方の決定年収は、平均額が615万円・中央値が602万円となっています。
一概には言えませんが、一般的に人事職と総務職の平均年収の差は50万円程度と言われているため、40代総務の平均年収は550～600万円前後と推察されます。

また、経理・財務職への転職に成功された40代の方の決定年収は、平均額が620万円・中央値が600万円で、総務職よりもやや高めです。
法務職の40代に関しては、平均額が722万円・中央値が710万円となっており、総務職よりも100万円以上高い水準となっています。

40代の総務が年収アップを目指すには？

総務というセクションで年収アップを目指す場合、一般的には、組織の中で評価を高めて管理職を狙う選択肢を選ぶ人が多いでしょう。
しかし、総務という職種の性質上、多種多様な業務に広く浅く従事することが多いため、総務の業務「だけ」に精通しているだけでは、さらなる昇進を目指すのは難しい傾向にあります。

将来的に年収アップを目指すのであれば、人事や法務の分野にも対応できるよう実力を付けて、株主総会など自社にとって重要な業務を経験する必要があります。
一口に総務といっても、企業規模によって任される仕事の範囲が異なるため、実質的に総務がバックオフィス全般を任されるような、ベンチャー企業への転職を検討するのも一手です。

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40代の総務経験者は転職できる？

総務経験者が年収アップを目指す場合、基本的には社内で管理職を目指すのが王道ですが、経験をアピールして転職により年収アップを目指す方法もあります。
実務経験者であれば、40代からの転職も十分可能です。以下のポイントを押さえた上で転職活動をスタートさせてみてはいかがでしょうか。

総務経験で身につくスキル

経験豊富な総務は、他部署では担当していない様々な業務を経験している分、事務処理能力のレベルも高い人材が多い傾向にあります。部門の枠にこだわらず、マルチタスクをこなすことも多いため、実務経験者につき即戦力として期待する採用担当者も少なくありません。

複数の部署とのやり取りを行う中で、コミュニケーション力やスケジュール管理能力が身につくだけでなく、パソコンスキルも磨かれます。
応募先の採用担当者が、どのスキルを高く評価するかは分からないため、応募書類には小さなことも一通り書いておくことをおすすめします。

総務から総務へ転職するには

同じ総務として別会社に転職する際は、求人情報をよく読んで、自分の実務経験が応募先にマッチするかどうか確認しましょう。総務は企業によって業務範囲が異なるため、業務内容や求めるスキルの項目はよく確認することが大切です。
この確認を怠ると、せっかく採用が決まっても、ミスマッチから早期退職につながるおそれがあります。

職務経験の具体的なレベルは、応募書類に経験年数や業務内容を詳細に記載することで、採用担当者が判断しやすくなります。実務に関係する資格を取得している場合は、併せて応募書類に記載しましょう。

総務の経験を活かして転職できる部署

総務は、バックオフィス部門のゼネラリスト的存在のため、企業によっては、どの部署の業務にも総務が一枚かんでいるケースもあります。または、本来なら設置すべき部署を自社で設置できないため、総務が兼任している場合も多いです。

総務業務の一部として、給与計算や社会保険手続きの経験があるなら人事、現金出納を担当していたなら経理、社長や幹部のスケジュール管理等に携わっていたなら秘書として、求人に応募できるチャンスがあると考えてよいでしょう。
総務で培ったコミュニケーション力を活かすという観点からは、営業・販売職への転職という選択肢も考えられます。

転職する際の注意点

他のバックオフィス部門と比較して、総務は専門スキルを身につける機会が少ないことから、基本的には「年齢を重ねるほど転職の難易度は上がる」ものと心構えしておきましょう。しかし、現職以前でマネジメントを経験しているなら、管理職候補以上のポジションを狙う手もあるため、自分の経歴の中で「どこを強みにするのか」を考えた上で応募することが大切です。

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40代未経験で総務に転職するには

総務未経験の40代が、総務職への転職を希望する場合、完全未経験では厳しいというのが現実です。
ただし、他部門で関連業務の経験がある人材には、転職のチャンスがあります。

具体的な関連職種としては、経理・人事・法務などがあげられます。
ただし、企業によって総務の業務内容は異なるため、応募先における関連職種業務の割合を確認しておきましょう。

例えば、経理・総務事務の募集であれば、経理業務にも従事するため、経理経験が活かせます。
社内LAN構築や新入社員のパソコン準備など、ITスキルが求められる業務を総務が行っている企業では、情報システム部門での実務経験が評価されるでしょう。

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40代の総務転職の秘訣は転職エージェントの利用

40代の総務転職の秘訣は転職エージェントの利用一般的に、年齢を重ねるにつれて転職活動が厳しくなるため、転職エージェントを利用して効率的に転職を進めることがおすすめです。
そもそも、40代を対象とした求人は20代・30代に比べて少ない傾向にあり、希望年収や応募条件といった点での折り合いがつかないことも多くなります。

現職で働く合間に、自力で求人情報をリサーチするのには限界がありでしょう。そのため、希望条件に合う求人を紹介してくれる転職エージェントの利用は有効です。さらに、内定後の各種条件面の交渉は、転職エージェントが代行してくれるため、応募者は先方の機嫌を損ねないかどうか不安にならずに済みます。

総務経験を別職種への転職に活かしたい場合は、具体的なキャリアプランをキャリアアドバイザーに相談することもできます。
応募予定の求人において、どんな業務経験が活かせるのかを確認したり、応募書類にどう反映させるべきか指導を受けたりすることで、安心して転職活動を進められるでしょう。

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MS-Japanで紹介可能な総務の求人事例

弊社MS-Japanは、総務をはじめとする管理部門と士業に特化した転職エージェント「MS Agent」では、総務経験者・未経験者それぞれにマッチする求人を、多数取り揃えております。
以下、主な求人をご紹介します。

東証プライム上場の大手ハウスメーカーより総務担当の募集です。（総務経験あり）

仕事内容

・株主総会の運営
・取締役会の運営
・コーポレートガバナンス体制整備
・BCM推進
・安全運転管理
・代表者印・署名申請対応
・個人情報漏洩対策など

想定年収

581万円～ 708万円

【総務求人】老舗独立系IT企業/リモートワーク可/東証プライム上場企業（総務経験あり）

仕事内容

・株主総会の運営
・展示会、セミナー運営：四半期に２～3回（年10～20回）
・その他IR/広報/情報システム/文書管理/設備管理など

想定年収

464万円～ 743万円

板硝子において国内トップクラスのシェアを誇るプライム上場企業より総務の募集です！（総務未経験可）

仕事内容

・株主総会・株式関連に係る実務担当者のサブ担当
・コーポレート・ガバナンス報告書、統合報告書作成実務のサブ担当
（リーダーの指示のもと作業を行っていただきます。）
・その他上記以外の各種サポート業務（広報業務など）

想定年収

400万円～ 600万円

年収～700万円定着率の高い老舗のグローバルメーカーより人事課長候補の求人です！（総務未経験可）

仕事内容

・人事新規システム提案
・総務庶務業務
・教育研修
・労務業務（給与計算、社会保険手続きなど）
・採用業務（新卒/中途採用）
・人事制度評価制度見直しなど

想定年収

600万円～ 800万円

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まとめ

総務は、全セクションにまたがる様々な業務に従事しているため、実務経験者は幅広い場面で重宝されます。
その一方で、他の部署と比較して専門分野を究める機会は少なくなることから、年収に差がついてしまうこともあるでしょう。

40代総務が実務経験を活かして年収アップを目指したい場合、応募先にマッチするスキルをアピールするとともに、これまでの経験を活かせる異職種への転職も視野に入れると、転職の成功率を高めることにつながります。
40代を迎えた時点で総務未経験の人は、総務への転職のハードルは高いため、これまでの実務経験の中で総務に活かせる経験をしてきたかどうかがポイントになるでしょう。