「人材紹介会社との上手な付き合い方」

「人材紹介会社との上手な付き合い方」

「2014年4月の有効求人倍率が1.08倍　7年9か月ぶり高水準（日本経済新聞）」
このニュースをご覧頂いた方は多いのではないでしょうか。
景気の緩やかな回復を受けて有効求人数が増加傾向となり、多くの企業で人手不足感が強まっております。採用活動を積極的に行うものの、選考に進んでも辞退されて計画通り採用できないだけでなく、そもそも選考に来てもらえないといったケースも増えてきております。急募で人材を探していたものの、採用活動が長期化するケースは少なくありません。
採用活動において、いかなる手段を活用し、いかに効率良く、かつ効果的に良い人材を獲得するか、試行錯誤をされる企業が増えております。
多くの採用活動の中でも、今回のコラムでは我々のような人材紹介会社の活用したより良い採用のための上手な付き合い方について、お伝えしたいと思います。

企業が採用時に利用する募集方法について

人材紹介会社との付き合い方のお話の前に、企業が採用をする際の一般的な募集方法について、どのようなものがあるのか、改めてお伝えしたいと思います。
一般的に企業の人材募集の手段には、以下の方法が挙げられます。

・公募
自社HPに採用情報を掲載。広告費用がかからず、また興味を持った人材が直接アプローチをしてくれるため、社名で人が集まる大手企業などでは費用対効果は高いです。一方、求職者からのアプローチを待つ形になるため、普段から自社のHPを見られる機会がない企業だと、応募までの時間がかかり、母集団形成は難しくなります。

・知人等の紹介
費用がかからず、知り合い伝手だと人物の信用度が高い傾向があります。一方、通常の選考フローと別枠で実施することが多いため、応募者の実力がみえないケースもあるので注意が必要です。

・ハローワーク
費用がかからないことが最大のメリットであり、かつ離職中の方が応募されるケースが多い手法です。しかし、募集要件マッチしていない人材に対しても面談や事務処理の必要があるため、労力に対しての成果が出づらいケースもあります。

・求人広告（紙、WEB、新聞等）
特にWEB媒体だと広く発信でき、多くの求職者に周知できるため、ある程度以上の金額の企画に広告を掲載すれば母集団形成がしやすい手段です。但し、媒体掲載費用は採用可否に関わらず発生するため、うまく活用しないと費用対効果を感じられないこともあります。

・人材紹介会社
各種手段の中では、比較的採用コストが高めですが、料金体系が成功報酬型なので採用に至るまでは無料で利用することができます。また、基本的には自社のニーズに合った人材のみ推薦されるため、無駄な採用の手間が軽減されます。

基本的に採用コストを抑えたいという企業が多いと思いますが、近年、人材紹介会社への需要は高まっており、求人依頼数、相談件数は増えております。
なぜならば、前述の通り、売り手市場となっており、採用活動に苦戦するケースが増えているため、どうしたら良い方を採用できるのか相談したい、またコストをかけてでも良い人材を確保したいという企業が増えているからです。

では、人材紹介会社を利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

人材紹介会社を利用するメリット

◆優秀な人材が採用しやすい
高い専門性を持った人材や、社風にマッチした人柄の人材など、一般公募では集めづらい人材の獲得がしやすい特徴があります。人財紹介会社側である程度のスクリーニングをしてもらえるため、狙ったターゲットにマッチした人材を効率よく採用できます。

◆非公開で採用活動ができる
マッチした人材にのみ求人内容をご案内するため、広告などで告知できないコンフィデンシャルの案件などを、非公開で取り扱うことができる点は人材紹介会社のメリットです。

◆質の高い選考ができる
ある程度、企業情報やポジションに関する情報を求職者へ説明するため、求職者側は選考に向けて、自分の強みをどうお伝えすれば良いか、準備をした上で臨むことができます。求職者側が選考の場で自身の良さを発揮できれば、採用側も選考がしやすくなります。

◆成功報酬型であること
入社するまでは一切費用がかからないため、選考する人数に制限はありません。また、一度出したら訂正が出来ない求人広告などと違い、紹介された方々を選考する中で、元々の募集要項との微妙なズレを軌道修正し、より良い人材をどんなターゲットで探していくか、調整をはかることができます。

◆他社の採用活動や人材の市場等、情報を得ることができる
人材紹介会社は複数の顧客と取引があるため、各社が採用で工夫しているポイント等、他社事例から自社採用活動のヒントを得ることができます。また、人材の市場についての情報を得ることでトレンドを知り、自社の採用活動はもちろん、経営戦略にも活かすことができます。

以上、人材紹介会社を利用するメリットを述べて参りましたが、何も考えずに求人の依頼をするだけでは、なかなかメリットが感じられない場合もあります。もっとメリットを最も感じて頂くためには、いくつかのポイントを押さえる必要がありますので、次はこのポイントについて解説いたします。

人材紹介会社と上手に付き合うためには

人材紹介会社と上手に付き合うポイントを一言でいうと、「積極的にエージェントとのコミュニケーションをとっていただくこと」です。コミュニケーションといっても、ただ連絡を取れば良いというわけではなく、お互いのイメージの共有が必要となります。
同じ言葉でもとらえ方が違うと小さなズレが生じてしまい、小さなずれはいずれ埋めることが難しい大きなズレとなってしまい、効率の良い採用とはほど遠くなってしまいます。
ここでは、紹介会社をうまく利用して頂き、付き合っていくためのコミュニケーションのポイントをいくつか挙げたいと思います。

（１）本音で話す
企業情報は、コンフィデンシャルな内容がある一方、今後の会社の成長戦略等が求職者への動機づけの上で魅力的に映る場合もありますので、開示できる範囲の企業情報はお話頂いたほうが良いでしょう。（機密保持のためにも、求人を依頼する際は早目に契約を締結することをおススメします。）
また、例えネガティブな要因があった場合でも、その部分を会社として課題に捉え、真摯に対応しようとされているかどうかが重要です。採用パートナーである人材紹介会社に課題の内容を伝えることで、採用するターゲット人材自体を修正し、結果的に良い採用につながるケースもございます。

（２）事前にイメージ共有をする
『求人票の募集要件をすべて満たした人がいる場合のみ紹介してほしい』というオーダーを頂くことがございます。採用のコンサルタントとしては、その時点での市場感から、その条件の採用難易度がすぐにわかります。長い年月をかけても条件に合致した方を採用したいケースであれば、条件通りの方を吟味してご紹介することがベストですが、緊急度合によっては、「限られた時間でどれだけの母集団形成が可能なのか」を踏まえ、今のマーケットの中で一番マッチした方（企業風土・志向性のマッチング等を含め）をご紹介するにあたり、条件通りでいいと言われるだけでは、難しいことがあります。
人材紹介会社が難しいのでできません、と言うことはあってはならない話ですが、どうしたら採用側の課題を解決できるか、どこをポイントにして人材をお探しするかなど、うまく共有ができないと、効率良く、かつ効果的な採用には直結しません。コストをかけて紹介会社を利用するメリット、企業と求職者のマッチング力を感じるためには、事前のイメージ共有が必要ではないでしょうか。

（３）双方向のコミュニケーションを密に
企業様から一方的に情報は頂けるものの、質問に対する返答が無い、選考見送りの理由の詳細がわからない等、すりあわせができないケースがあります。採用ご担当者様が多忙でなかなか対応できないという事情はやむを得ないと思いますが、一方通行のコミュニケーションだと、次の候補を挙げる際の動機づけが的確にできないなど不都合が生じてしまいます。

（４）選考の透明性を
選考の透明性とは、選考を経て企業側が候補者に対して、どんな印象なのか、人材紹介会社と本音で共有ができているかどうかということを表します。選考後に良い印象だったのか、一旦保留にして他の候補者と比較しながら進めたいのか等、採用側の本音がわかれば紹介会社側も人材に対して適切な対応が可能です。例えば、非常に良い印象だった場合、その評価もどういった形で伝えるかも含め、企業と人材紹介会社で共有をし、候補者へフィードバックすることで、その後の動機づけや、候補者のモチベーションアップにも繋がります。また、企業側の評価の内容によっては、候補者の特徴や志向性も踏まえて、どんな流れで選考を進めていくとより良い結果に繋がるのか、人材紹介会社から企業へ対して助言をすることも可能です。
特に、うまく採用活動が進んでいない企業の場合、その助言も踏まえて選考に活かして頂くと、企業・候補者ともに納得した上で、効率的に良い結果に結びつけることも可能です。

（５）納期を守る
納期を守ることとは、選考における期限がよくわからない等です。
例えば、書類選考に時間がかかり、その状況を人材紹介会社側へ共有して頂かないと、書類選考通過時に、候補者に逃げられてしまうケースが多々発生します。また、意思決定に時間がかかる場合、前向きな選考がされていないと誤解され、候補者のモチベーションが下がってしまう場合もあります。
更には、我々、人材紹介会社側のモチベーション低下にも繋がります。企業の採用担当のつもりで、採用のお手伝いをしているにも関わらず、時間を要したり、候補者に逃げられることが多発すると、候補者に対して、自信を持ってご紹介することができなくなってしまいます。

（６）人材紹介会社毎の特徴を理解し使い分ける
人材紹介会社には、大きく分けて総合型と専門特化型がございます。総合型では多職種の取り扱いがあり、多くの人数で母集団形成をはかりたい場合にはお薦めです。一方、専門特化型では、得意分野に絞って紹介をしているため、強化したい職種での採用活動を実施する場合等には使い分けや、場合によっては総合型と併せてご利用頂くことがお薦めです。

まとめ

人材紹介会社とうまく付き合うためのポイントを述べて参りました。
もし上記に当てはまることがあれば、今一度人材紹介会社との付き合い方を変えてみてください。一方、歩み寄りを図っているにも関わらず、うまくコミュニケーションがとれていない場合は、人材紹介会社側が期待に応えられていないケースも考えられます。その場合は、是非その点を本音でお話頂くのはいかがでしょうか。

企業は人材紹介会社をビジネスパートナーとして、一方、その期待に応えるため、人材紹介会社はプロとしての提案力と実行力が求められる関係にあります。
上述したうまく付き合うポイントを実行しているにも関わらず、効果的な採用活動に至っていない場合、人材紹介会社の営業担当を変更するのもリクエストしてみると良いかもしれません。担当者も人ですので、紹介する切り口が担当ごとに若干異なるケースもございます。それも本音の一つとして、人材紹介会社へ提案してみてはいかがでしょうか。

より良いマッチング、採用に結び付けたいというのは、求人企業も人材紹介会社も一緒です。

そもそも、なぜ人材の採用を考えているのか、どんなことを期待しているのか、そしてそもそも会社をどう成長させていきたいのか等、想いを共有し、協力しながら進めていくことで、良いご縁をマッチメイクできると思います。

今回のテーマでは、人材紹介会社をうまく利用するという点にフォーカスして参りましたが、様々な採用方法をうまく組み合わせてご利用頂き、効率的で効果的な採用活動に活かして頂ければ幸いです。