人事・総務

2023年09月28日

総務は在宅勤務できない？在宅可の正社員求人例

新型コロナウイルスの影響などを受けて、職種や業務を問わず在宅勤務が進む中、実務上どうしても在宅勤務が難しいとされる部署も存在しています。
その中の一つが総務職であり、基本的に出社してやらなければならない業務が多いことから、在宅勤務は現実的でないと考えている企業は多いようです。

しかし、テレワーク向けシステムも日々進化しており、総務の在宅勤務ができるよう工夫を重ねている企業も少なくありません。
この記事では、総務職が在宅勤務するための方法や、在宅可の正社員求人例などをご紹介します。

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総務は在宅勤務できない？

在宅勤務の仕組みを導入する企業は、新型コロナ禍の緊急事態宣言下において増加しましたが、その実施率は業界・業種・職種などにより異なります。
具体的には、職務上「何らかの理由で出社しなければならない」部署が、在宅勤務の恩恵を受けられない傾向にあります。

総務に関して言うと、バックオフィス部門の中でも、特に在宅勤務の実施率が少ないと言われています。
最低でも、1名のスタッフは出社して業務を行わざるを得ないのが現実であり、多くの総務担当者は在宅勤務と出社勤務を交代制で行っている状況と考えてよいでしょう。

今後、新たなパンデミックが起こってしまったり、自然災害や公共交通機関の大事故に見舞われたりした際に、総務だけが在宅勤務できないという状況は、企業としても決して望ましいことではありません。
実際に働いている総務社員としても、在宅勤務が可能な職場の方が、より安心して働けるでしょう。

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在宅勤務が難しい総務業務

多くの企業で、あらゆる業務のDX化が進められる中、なぜ総務が出社して業務を行わなければならないのでしょうか。
企業によって具体的な理由は異なりますが、主な理由の一つに「オフィスでなければできない仕事がある」点があげられます。
以下、総務の在宅勤務を妨げる業務について、主なものをご紹介します。

郵便物対応

どの企業・どの職場でも、営業を継続している以上、郵便物はほぼ毎日のように届きます。
社内または取引先とのやり取りは、リモートで完結できたとしても、オフィスに直接届く郵便物をさばくのは、人の手でなければ厳しいのが現実です。

公共料金の支払い等、本社・事業所宛に様々な請求書が届くことは避けられず、こういった郵便物の振り分けは誰かが行わなければなりません。
別部署と連携して出勤日を減らすことはできたとしても、総務の出勤日を完全にゼロにするのは難しいでしょう。

契約書・請求書等の捺印

郵便物以外にも、紙ベースで書類のやり取りが必要な場面はまだまだ多く、企業としても紙による業務をどのように減らすのかは重要課題の一つと言えます。
その最たるものが、契約書・請求書等への捺印で、果たして本当に捺印のためだけに出勤が必要なのか、疑問を抱いた総務職の方も多いのではないでしょうか。

紙ベースでの書類のやり取りとなると、自宅に持ち帰るのが難しい書類も数多く存在しますし、内容をきちんと確認するための時間も必要です。
必要に応じて印紙を貼ることもあり、角印や代表者印を自宅に持ち帰ることも現実的ではないとなると、どうしてもスタッフがオフィスに足を運ぶ必要が生じてきます。

社を代表しての捺印ともなれば、やはり総務の役目と認識している企業は多いはずですから、他部署にお願いできる捺印の仕事も限られてきます。
取引先の都合もあって、自社の側で電子化を自由に判断できないところも、総務が捺印に時間を割かなければならない一因となっています。

代表電話対応

完全在宅になったからといって、自社への連絡手段をすべてシャットダウンするわけにはいきませんし、メール・SNS等での対応にも限界があります。
よって、多くの企業は電話応対できるスタッフを社内に配置しなければなりませんが、その適任者として総務が抜てきされるケースは多く見られます。

もともと、総務は他部署の横断的な仕事に従事する立場のため、他の社員が在宅勤務に専念できるようサポートするのも仕事です。
何らかの事情で、オフィス等に直接足を運んでくれたお客様・取引先への対応をすることも考えて、企業としては総務も含め誰かスタッフを配置しておきたいというのが本音でしょう。

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総務で在宅勤務するための方法

総務部を在宅勤務を可能にするためには、これまで「オフィスでやらなければならない」と考えられてきた業務について、どうすれば在宅でできるのか再考することが大切です。
以下、総務の在宅勤務を実現するための、具体的な方法をご紹介します。

書類を電子化する

総務の在宅勤務化において、もっとも力を入れて取り組みたいのが、書類の電子化です。
電子化を進めるためには、まず「業務で扱っている書類の種類」を明確にすることが大切です。

具体的には、自社にどのような書類が届いているのか、どんな書類に捺印しているのかなど、社内の書類の種類・動きを把握することからスタートしていきます。
例えば、社内における決裁に関しては、比較的スピーディーに電子化が可能になるはずですから、最初に取り組む課題としてはハードルが低いでしょう。

注意すべきなのがFAXで、取引先によっては担当者間でのメールでのやり取りを行わず、FAXを使い続けている場合があります。
この問題に関しては、パソコン・スマートフォンでデータをやり取りできる「インターネットFAX」を使うことで、取引先にFAXを使わないようお願いする必要がなくなります。

クラウドツールを利用する

総務が出勤回数を減らし、在宅勤務を円滑に進めるためには、クラウドツールの存在が不可欠です。
請求書・契約書などの重要書類への捺印も、現代では電子印鑑・電子契約書への切り替えによって実現できます。

紙の契約書を電子契約書へ置き換えた場合であっても、法的効力は基本的に変わらないため、総務の在宅勤務を目指す上ではメリットが大きいでしょう。
ただし、クラウドツールにはそれぞれ得意分野・不得意分野が存在するため、よく機能を比較検討した上で導入する必要があります。

代行サービスを利用する

自社で可能な限り電子化を進めたとしても、物理的にどうしても人の手が必要な仕事が残ってしまうこともあるでしょう。
そのような場合、電子化だけにこだわらず、代行サービスを利用するのも一手です。

例えば、郵便物のやり取りがどうしても電子化できない取引先・顧客がいる場合は、郵便物発送代行サービスを利用する方法があります。
スポット的に代行を依頼できるサービスを選べば、毎日郵便物の発送が必要ない企業でも利用できます。

また、企業の代表番号への電話に関しては、電話代行サービスを利用すれば、オフィスで総務スタッフが待機する必要はありません。
代表番号への電話は代行業者に転送され、代行業者からメールで報告をもらったり、社員に直接電話をつないだりすることができます。

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総務の在宅求人の探し方

総務をはじめとした管理部門は、配属人数が少ない傾向にあり、実務経験者の転職が多いので競争率も高めです。
このような状況において、求職者が総務の「在宅求人」を探したい場合、次のような方法があります。

求人検索エンジンで探す

求人検索エンジンとは、Web上にある求人情報を検索するサービスのことです。
求職者がキーワード・条件等を入力して検索すれば、条件に合致する求人情報を教えてくれます。

全国各地の求人情報にアクセスできるのがメリットですが、膨大な情報の中から自分に合った求人を探さなければならず、もっとマッチするはずだった案件を見逃すおそれがあります。
応募先と物理的に距離が離れていることも多く、企業によっては将来のキャリアアップに限界が生じる可能性があります。

クラウドソーシングを利用する

総務の実務経験があり、経験を活かして自由に働きたいと考えているなら、クラウドソーシングを活用するのも一手です。
総務職の案件がスムーズに見つかれば、オフィスに一度も足を運ぶことなく仕事することも可能です。

ただし、クラウドソーシングで仕事を探す場合、基本的に自営業者の立場で、業務委託という形で仕事をとることになります。
よって、会社員時代と比較して収入は安定しない傾向にありますし、次回も仕事をもらえる保証もありませんから、その点には注意しましょう。

転職エージェントを活用する

求職者が総務職の在宅勤務の求人を探す上で、もっとも効率的かつ合理的なのが、転職エージェントを活用する方法です。
転職エージェントは、求人を出している企業とのパイプが太く、求職者と企業側のニーズが一致するようなマッチングを実現できます。

実際のところ、企業としても少ない採用枠に大量の応募があると採用活動が困難になるため、効率的に人材を採用するため転職エージェントを利用する企業は数多く存在します。
求職者側には料金が発生しませんし、非公開求人と呼ばれる表向きには公開されていない求人にもアクセスできるため、求職者にとっては非常にメリットが大きい選択肢と言えるでしょう。

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MS-Japanで紹介できる総務の在宅求人例

バックオフィス部門の求人を多数取り揃えるMS-Japanには、総務の在宅求人も数多く集まっています。
以下、MS-Japanでご紹介できる、総務の在宅求人例をいくつかご紹介します。

右肩上がりで成長中のインターネット広告ベンチャーから総務担当の募集/未経験者可

【仕事内容】
・広告運用レポートの作成（データ抽出と集計分析）
・総務/経理
・上場準備業務
・業務効率化に関する業務

【必要な能力・スキル】
<必須>
・何かしらの事務経験もしくは日商簿記２級の資格がある方（年数不問）
└SUM関数、IF関数、VLOOKUP関数、ピボットテーブルなどのExcelスキルがあればOKです。

【在宅頻度】
リモート勤務あり（週1～2日）

【総務求人】老舗独立系IT企業/リモートワーク可/東証プライム上場企業

【仕事内容】
・株主総会の運営
・展示会、セミナー運営

【必要な能力・スキル】
<必須>
・事業会社での総務もしくは法務の業務経験がある方
<歓迎>
・商事法務の経験

【急募/IPO準備企業】社会貢献性の高いモノづくりベンチャーで総務を募集致します！

【仕事内容】
・日常総務業務全般
・会社の規模拡大に備え、さらなるオフィス環境の整備
・ISO認定対応
・従業員の防災・安全対策の強化他

【必要な能力・スキル】
<必須>
・総務業務の経験3年以上
・Office（WordExcelPowerpoint等）の基本＋αの操作ができること
・オフィス移転や業務システム導入など、総務業務のプロジェクトをリードした経験
・総務業務は対内のすべての部門及び、多くの対外関係者（委託先）との調整が必要となるため、社交的で温和なコミュニケーションが可能であること

【在宅頻度】
週2日～3日程度リモートワークを実施

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まとめ

新型コロナ禍を経て、多くの企業がリモートワークのメリットを理解する一方で、総務の在宅勤務はなかなか進まない企業も少なくありません。
総務職の在宅勤務を実現するためには、自社で総務の在宅勤務化に向けて働きかけるのと同時に、在宅勤務を認めている企業への転職を検討することが大切です。

完全在宅化は難しいとしても、1週間のうち数日の在宅勤務ができるようになるだけで、働き方は大きく変わります。
希望の働き方が出来る求人を転職エージェントに紹介してもらいましょう。

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この記事を監修したキャリアアドバイザー

柴優太朗

大学卒業後、現職へ入社。
入社後は、RA(リクルーティングアドバイザー)として100社以上を担当し、スタッフクラス～管理職クラスまで幅広い中途採用支援に従事。
社内では珍しい異動の機会をいただき、2021年4月からCA(キャリアアドバイザー)として、人事総務領域専任担当として転職支援に従事。

プロフィールはこちら監修したトピックス一覧

経理・財務・人事・総務・法務・経営企画・内部監査・役員・その他・社会保険労務士事務所・公認会計士・弁護士を専門領域として、これまで数多くのご支援実績がございます。管理部門・士業に特化したMS-Japanだから分かる業界・転職情報を日々更新中です！本記事を通して転職をお考えの方は是非一度ご相談下さい！