人事・総務キャリア

2024年07月26日

総務のキャリアプランについて解説！キャリアアップするにはどうしたらいい？

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総務職は、多岐にわたる業務を通じて会社全体の運営を支える重要なポジションです。
総務としてキャリアアップを目指す方や、これから総務職へのキャリアチェンジを考えている方にとって、どのようにしてキャリアを積んでいくかは大きな関心事でしょう。

本文では、総務の代表的なキャリア、求められるスキル、有利な資格、そして面接時のキャリアプランの伝え方について総合的に解説します。
今後の総務キャリアを切り開くための情報収集にお役立てください。

総務の代表的なキャリア3つ

総務はさまざまな業務に携わるため、幅広いスキルと経験を活かすことでいくつかのキャリアが見通せます。
その代表的な道筋を追ってみましょう。

社内（同じ部署）でキャリアアップする

総務職としてすでに社内で働いている場合、そのまま同じ部署でキャリアを高めていくことは自然なステップです。
メリットとして、人間関係を新たに築く労力がいらず、既存の環境にも慣れているためスムーズに仕事を進められます。
企業によっては、年齢や勤続年数に応じて地位が上がることもあります。総務の業務は企業ごとに異なるため、同じ企業内で長く働くことで、その企業特有の業務に精通し、専門性を高めることができるでしょう。

ただし、役職へのキャリアアップについては、業務の知識だけでなく、リーダーシップやマネジメント能力も必要です。

経理・労務・法務などの管理部門に異動する

総務で培ったスキルや知識を活かして、経理、労務、法務など他の管理部門に異動することも有力なキャリアパスです。
総務はバックオフィス業務の一環であり、これらの部門とは多くの共通点があります。

例えば、経理部門では経理処理に関する社内規定の制定や経費管理などで総務のスキルを活かせます。
労務に関しても、社員の勤怠管理や福利厚生業務を通じて、労務部門でのキャリア形成が可能です。
法務部門への異動も、契約書の管理やコンプライアンスの対応といった業務で役立つでしょう。

より幅広い業務ができる企業に転職する

現在の企業でのキャリアに限界を感じる場合、より幅広い業務を経験できる企業に転職する選択肢もあります。
転職することで、条件の良い待遇や労働環境を手に入れられる可能性も考えられます。
企業によって総務の業務内容は異なるため、新しい環境での経験が多様なスキルの向上に繋がります。

ただし、転職先の企業文化や業務内容が自分に合っているかを十分に調査することが重要です。
自分に適した企業を見つけることで、総務としてのキャリアが発展しやすくなるでしょう。

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総務に求められるスキル

総務担当者は、さまざまな案件にかかわる事務系総合職としてのスキルを身につける必要があります。
ここでは、総務に求められる主なスキルを取り上げます。

Office等のPCスキル

総務の業務では、パソコン操作は必須です。特に、OfficeのExcelを使ったデータ管理やWordによる文書作成などが代表的です。
業務をより効率化させるためには、高度な関数やマクロの知識も役立ちます。
タスク管理や日程調整にはOutlookを活用する職場も多く、このようなソフトを自在に使いこなすことが総務に求められます。

最新のITツールの動向にも常にアンテナを張り、業務に役立てる姿勢を持つことも大切です。

コミュニケーション力

総務は、社内外の多くの人と接する機会が多いため、優れたコミュニケーション力が求められます。
社員からの問い合わせ対応や、部門間の意見調整、外部業者との折衝など、さまざまなシチュエーションにおいて円滑に意思疎通を図る必要があります。
言葉遣いや態度に注意を払い、相手の意図を正確に理解する能力は、総務の仕事に欠かせません。

自ら積極的にコミュニケーションを取り、良好な人間関係を維持することが、結果的に自身のキャリアに好影響をもたらすでしょう。

マルチタスク対応スキル

総務の業務は、同時に複数のタスクをこなすことが基本です。例えば、電話応対をしながら資料を作成したり、来客中に顧客から急ぎのメールが入ったり、一日の中でさまざまな業務を並行して進める状況は珍しくありません。

優先順位を見極め、時間を有効活用することで、社内全体の生産性を向上させることも総務の大事な役目です。
総務にとってマルチタスクに対応できるスキルは必須といっても過言ではなく、逆にこのスキルがなければ総務職は務まらないでしょう。

スケジュール管理能力

前述のとおり、総務は多岐にわたるタスクを同時並行で進めることが多いため、スケジュール管理も重要なスキルの一つです。
日常の業務に加え、社内イベントの準備や突発的な事案など、自身のスケジュールだけでなく関係者のスケジュール管理も求められます。

会議のスケジュール調整や、複数のプロジェクトの進捗管理といった細かい調整が必要な場面も少なくありません。
多様なタスクを効率的にこなすためには、タイムマネジメントを徹底する力量が問われるのです。

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総務のキャリアアップに有利な資格

総務のキャリアアップに有利な資格総務職としてのキャリアを深めていくためには、専門知識やスキルを証明する資格が役立ちます。
以下では、総務のキャリアアップで有利になりやすい資格を紹介します。

MOS

マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）は、Office製品のスキルを証明する資格です。
総務の業務では、ExcelやWord、PowerPointなどのOfficeソフトを使用する場面が多いため、MOSの資格を持っていることは大きなアドバンテージになります。

具体的には、Excelの高度な機能を使ったデータ分析や、Wordでの文書作成、PowerPointでの効果的なプレゼンテーション資料の作成など、業務に直結するスキルが身につきます。
資格取得を通じて、Officeソフトの操作に自信を持つことができるでしょう。

日商簿記検定

簿記は経理や財務に求められる資格ですが、総務の領域でも有用です。
総務の業務には、経費管理や予算作成など、会計に関連するタスクも含まれます。
日商簿記検定を取得することで、基本的な会計知識を身につけることができ、経理部門との連携や予算管理の際に役立ちます。

特に、日商簿記2級以上の資格を持っていると、転職時の採用選考で評価されやすいでしょう。
企業によっては、総務と経理が兼任しているケースもあるため、汎用性のある資格を持つ人材としても重宝されます。

秘書検定

秘書検定は、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルを証明する資格です。
総務の業務には、来客対応や電話応対、文書作成など、秘書的な業務も含まれます。

秘書検定を取得することで、一般常識や適切な言葉遣い、スケジュール管理などのスキルを身につけることが可能です。
人と接する機会が多く、細やかな気配りや丁寧な対応が求められる総務の業務において大いに役立ちます。

ビジネス・キャリア検定試験（総務2級・3級）

ビジネス・キャリア検定試験は、事務系職種の実務能力を評価する資格試験です。
総務分野の2級・3級を取得することで、総務管理の基礎や高度な業務を担当するための専門知識が身につきます。

具体的には、オフィスの環境整備や資産管理、会社行事、慶弔、社内外広報、株主総会の準備・対応などが試験範囲です。
ビジネス・キャリア検定試験を通じて、総務の専門性を高め、キャリアアップに役立てることが期待できます。

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面接ではキャリアプランをどう伝える？

総務職への転職やステップアップを目指す際、面接でのキャリアプランの伝え方は非常に重要です。
最後に、自身のキャリアプランを伝えるためのポイントに着目してみましょう。

成長意欲と企業への貢献を伝える

面接では、自身の成長意欲と企業への貢献意識を具体的に伝えることが大切です。
総務としてどのようなスキルを身につけたいのか、どういった業務に挑戦したいのかを明確にすることがポイントです。

同時に、企業の目標やビジョンに対して自分がどのように貢献できるのかを具体的に述べ、前向きな姿勢もアピールしましょう。
キャリアプランとして、自分がやりたいことだけでなく、相手に与えられる側面を強調することで、企業にとって魅力的な人材として印象づけられます。

活かせるスキル・経験を伝える

自身のこれまでの経験やスキルを具体的に伝えることも重要です。
例えば、過去に総務として取り組んだプロジェクトや、達成した成果を具体的に説明し、それが新しい職場でもどのように活かせるかをアピールします。

特に、問題解決能力やリーダーシップ、コミュニケーション力など、総務として必要なスキルを示すことができれば、即戦力としての評価が高まります。
面接官に説得力のあるキャリアプランを伝えるためには、具体的なエピソードを交えて話すことがポイントです。

仕事とプライベートを分けて考える

キャリアプランを伝える際には、仕事とプライベートを明確に分けて考えることが重要です。
面接では、あくまで仕事における将来の展望や目標を重視するべきです。
プライベートな目標や計画を強調しすぎると、面接官に仕事への意欲が低いと受け取られる可能性があります。

例えば、「休日は趣味に力を入れたい」「将来的に家を購入して家庭を持ちたい」といった個人的な目標は、キャリアプランを伝える上で適切ではありません。
自身のキャリアとして目指したいポジションや達成したい成果など、仕事に関連する内容に焦点を当て、それに対して具体的な考えを伝えることがポイントです。
このアプローチにより、仕事に対する真摯な姿勢と成長意欲を示すことができ、面接官に好印象を与えられるでしょう。

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