総務のアウトソーシング（代行）とは？メリット・デメリットを解説

インターネット技術などの発展にともない、業務を外部委託するアウトソーシングが一般的になりました。
幅広い仕事を行う総務においてもアウトソーシングを活用することができます。
しかし、アウトソーシングにはメリットとデメリットが存在することも事実です。
そこで今回は、総務をアウトソーシングするメリットとデメリットやおすすめのサービスなどをまとめてお伝えします。
総務業務のアウトソーシングを検討している人は参考にしてみてください。

総務の業務内容とは！？会社になくてはならない縁の下の力持ち

総務の業務内容は幅が広いです。
他の部署に属さない仕事全般を請け負っています。
具体的な仕事として物品の管理や保守管理、株式総会の運営などがあげられます。
総務は非常に広範囲な仕事を担当しており、他の業務の担当ではないけれど会社にとって必要なことです。
さまざまな部署と関わり、時に経営と現場をつなぐかけはしにもなります。
臨機応変に対応できる力や高い事務能力、コミュニケーション能力などが必要です。
また、受け身ではなく自ら働きかけて会社をよりよくする積極性も必要と言えます。
営業などと比べると目立たないかもしれませんが、やりがいのある仕事です。

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総務をアウトソーシングする3つのメリット

総務をアウトソーシングするメリットは主に3つあります。

①自社でしかできない仕事に集中できる
一口に総務業務と言っても、多種多様な仕事があります。
中には、アウトソーシングできない仕事があることも事実です。
しかし、アウトソーシングできるルーティーンワークを外部に委託することで、社員が自社にしかできない創造的な仕事に集中できる環境を手に入れることができます。

②プロの力を活用できる
総務業務のプロフェッショナルにアウトソーシングをすれば、直接雇用せずにプロの力を活用することができます。
外部のやり方に触れることによって、自社の業務フローに見直しをかけ、生産性を高めることが可能です。

③コスト削減になる
必要な期間、必要な分だけアウトソーシングできるので、人件費の削減につながり低コストで質の高い仕事力を得ることができます。
また、アウトソーシングに際し自社の業務に見直しをかけることで、無駄を省くことにつながり便利です。

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総務をアウトソーシングする3つのデメリット

総務をアウトソーシングするデメリットは主に3つあります。

①社内情報を外部に出すことになる
アウトソーシングする場合は、自社の情報を外部に出すことになります。
信頼できるアウトソーシングサービスを選べなかった場合、情報の流出につながる可能性があるので注意が必要です。
大切な社内情報を提示することになるので、信頼できるアウトソーシングサービスを選ぶことが必須と言えます。

②自社特有の事情に対応できない
アウトソーシングは直接雇用ではないので、社員ならば対応できる細やかな自社特有の事情には対応できません。
アウトソーシングできる業務とできない業務を分けて、賢く活用することをおすすめします。

③担当者が変わるリスクがある
アウトソーシングの場合、担当者を指名することは基本的にできません。
雇用関係が生じているわけではないので、担当者が変わるリスクがあります。
担当者が変わってもスムーズにアウトソーシングできるように、自社側がマニュアル等を用意しておくことがおすすめです。

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アウトソーシングするか人を雇うかは、会社の状況次第

アウトソーシングは便利ですが、必ず利用しなければならないというわけではありません。
直接雇用で人員を確保した場合、自社の業務に合わせてじっくり人材を育てられるなどのメリットがあります。
アウトソーシングを活用するか、人を雇うかは、会社の状況次第で決めることがおすすめです。
適切な判断をするためにも、まずは自社の総務業務を全て見直し、アウトソーシングできる部分はあるか検討することからはじめることを推奨します。

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まとめ

多様な仕事を扱う総務に、アウトソーシングを活用する方法は有効です。
アウトソーシングすることで、業務の見直しにつながりより生産性や効率性がアップする可能性もあります。
メリットとデメリットがありますので、両方を加味しながらアウトソーシングを取り入れるかどうか検討することが大切です。
まずは一部の業務からアウトソーシングを活用してみる方法もおすすめと言えます。