中途採用の入社手続きの基本的な流れと必要書類

中途採用を行なった場合、入社時に各種の手続きが必要です。人事担当者が基本的な流れや必要書類を把握しておくことで、手続きを円滑に進められるようになります。今回は、中途採用の入社前に必要な手続きや入社手続きに必要な書類などの情報をまとめました。人事担当の方は、手続き内容などを把握しておくことにお役立てください。

中途採用の入社前に必要な手続き

中途社員を採用した場合、各種手続きを行うことが必要です。手続きをしっかり行うことで、これから入社する人に安心感を与えることができます。入社前に必要な手続きとしては主に下記が挙げられます。

・雇用契約書の作成
・入社時に回収が必要な書類の提出依頼
・備品の用意

特に雇用契約書の作成は重要です。採用後のトラブルを避けるためにも、記載内容を双方で確認しておき、疑問点や不安点を事前に解消しておくことが求められます。なお、雇用契約書は2部作成しましょう。また入社手続きをスムーズに行うためにも、入社時に回収が必要な書類を連絡しておき、提出依頼をしておくことが大切です。すぐに仕事が始められるように、備品の用意や、インターネット環境の整備なども行っておきましょう。

中途採用の入社手続きに必要な書類

入社時の手続きに必要な書類としては、主に下記が挙げられます。

年金手帳

基礎年金番号が記載されている年金手帳。企業に入社した場合、厚生年金の加入手続きが必要なので、入社時の手続きに必要です。年金手帳は、会社か本人のいずれかが保管します。

雇用保険被保険者証

雇用保険の手続きに必要な雇用保険被保険者証。雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入した際に発行されますが、転職経験がない人の場合、その存在を認識していない人もいます。一定の要件を満たし、前の会社で雇用保険被保険者証発行の手続きが行われていた場合、退職時に初めて本人に手渡されるからです。もし、紛失したと相談を受けたら、本人にハローワークに行って再発行してもらうように促しましょう。基本的に雇用保険被保険者証は即日再発行されます。

源泉徴収票

前職がある人の場合、源泉徴収票を回収しましょう。年末調整に必要です。もし源泉徴収表を本人が前の会社から受け取っていない場合は、早めに交付依頼をしてもらうことが肝心です。

扶養控除等申告書

社会保険などの計算に必要なので、入社時に提出してもらいます。

健康保険被扶養者異動届

健康保険被扶養者異動届は、配偶者や子どもがいる社員の場合必要となる書類です。

給与振込届出書

給与の振り込みのために、提出してもらいましょう。

マイナンバー

近年では、就職時にマイナンバーの提出が必要です。雇用保険届出の作成などに必要となります。

社会保険の手続きと期限

法律で定められた条件を満たしていた場合、社会保険（健康保険、厚生年金保険）の手続きが必要です。年金事務所または健康保険組合・厚生年金基金に、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出します。提出期限は、雇用開始から5日以内です。試用期間中でも、社会保険の加入手続きは必要なので注意しましょう。

保険証は全国健康保険協会（協会けんぽ）より発行されますが、新しい健康保険証が会社に届くまでに10日〜２週間程度かかることを理解しておきましょう。健康保険証がすぐに必要な場合は、年金事務所に「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」を提出すれば「健康保険被保険者資格証明書」を即日発行してもらえます。「健康保険被保険者資格証明書」の有効期限は証明日から20日間ですが、健康保険証の代わりとして使うことが可能です。

なお、対象となる人に配偶者や子どもがいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届」の提出も必要となります。また、被扶養配偶者がいる人の場合は、「国民年金第3号被保険者関係届書」も提出することが必要です。同居の確認に住民票が必要な場合もありますので、該当の人には、早めに提出してもらいましょう。

提出が必要な各申請書類は、日本年金機構のHPからダウンロードできます。記入例が記載されているものもありますので、わからない時は、記入例を参考にすると良いでしょう。提出期日を守るためにも、採用が決まったら早めに必要書類を連絡しておき、提出を促すことが大切です。

雇用保険の手続きと期限

雇用保険の手続きでは、ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。提出期限は、雇用した月の翌月10日までです。雇用保険の手続きをすることで、失業した場合、対象者は失業保険を受け取ることができます。なお、平成22年4月1日以降に適用される労働者に関しては原則、添付書類は不要となりました。ただし、初めての被保険者資格取得届を行う時や提出期限を過ぎている時、ハローワークが届出内容を確認したい時は、添付書類の提出が求められる場合があります。その際の添付書類としては、「賃金台帳」「労働者名簿」「タイムカード（出勤簿)）などが必要となります。

雇用保険の手続きは電子申請も可能です。電子申請は、総務省が運営している行政サービスの総合窓口である「e-Gov（イーガブ）」を通じて行うことになります。使う場合は、電子署名が必要です。電子署名用の電子証明書をまだ取得していない場合は、あらかじめ電子証明書を取得しておきましょう。電子申請を利用することで、時間やコストの削減につなげることで可能です。また、365日24時間利用できるなど、電子申請ならではのメリットがあります。

なお、雇用保険の被保険者資格取得届は、ハローワークで入手できますが、ハローワークのHPからダウンロードすることも可能です。手書きで記入する時は、鉛筆またはシャープペンではっきりと情報を書くようにしましょう。用紙を汚したり、必要以上に折り曲げることはNGです。

住民税などの手続き

住民税の場合、徴収（納付）方法は、普通徴収か特別徴収か選べます。普通徴収は、納税者自らが市区町村に納税する方法です。特別徴収は、会社が毎月の給与から住民税分を差し引いて代わりに納付する方法を指します。普通徴収の場合、会社が何か手続きを行う必要はありません。しかし従業員が特別徴収を希望した場合は、会社側での手続きが必要です。

中途入社の場合、従業員が前の会社から「特別徴収にかかる給与所得者異動届」を受け取り提出してきたら、必要事項を記入して各市区町村に提出します。すると、会社に納税通知書が送られてきますので、給与から必要な額を天引きし代わりに納付することが必要です。なお、従業員が普通徴収を選択していても、市区町村によっては特別徴収への切り替えが可能となります。従業員が前の会社から「特別徴収にかかる給与所得者異動届」を受け取っていない場合は、「特別徴収への切替依頼書」を市区町村に提出することで切り替えられます。

平成２９年度からは、特別徴収の徹底化が全国的に進んでいます。特別徴収の場合、徴収率がほぼ100%だからです。もともと地方税法では所得税の源泉徴収義務のある事業主は特別徴収が義務付けられています。普通徴収で滞納する人などが増えたことから、徹底化が全国的に推進されることになったのです。

まとめ

中途採用の入社手続きの基本的な流れと必要書類を把握しておくと、必要な手続きをスムーズに進めることができます。「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」などのように提出期限が短いものもありますので、期限を過ぎないように注意しながら手続きを進めましょう。なお、前の会社から必要な書類を入手する場合、対応によっては遅れることも考えられます。必要書類はなるべく早めに集められるように、連絡を早めに行うことが肝心です。転職が初めての人の場合は、慣れていない可能性が高いので、会社側でしっかりフォローしましょう。年金手帳を会社で預かる場合は退職時に返却することになります。退職時に返す必要があるものなどを管理する体制も整えておくことが必要です。迅速な入社手続きを行うことは、会社の信用をアップすることにつながります。

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