お役立ち資料・コラムUSEFUL DATA/COLUMN

更新日：2023.12.08　公開日：2020.10.15

タレントプールで採用難を乗り越えろ！

近年では労働人口の減少や採用市場の競争激化などにより、採用活動が難しくなっています。時間やコストをかけても求める人材を獲得できる補償はありません。
そんな中、「タレントプール」という採用方法が注目されています。本項ではタレントプールのメリット・デメリットや、活用方法などをご紹介いたします。導入を検討されている方や、採用活動に悩んでおられる方は参考にしてみてください。

人事・採用担当者様、お気軽にご連絡ください。
求人依頼・お問合せはこちら（無料）

タレントプールとは

「タレントプール」とは、将来の採用候補となる人材を自社のデータベースで保管・管理することです。直訳すると、タレント（Talent ／有能な人材）をプール（Pool /蓄え）するという意味です。つまり、データベースリクルーティングのことです。
過去に内定を辞退された、社員紹介（リファラル採用）から転職に至っていないなど、自社とマッチするが良縁に恵まれなかった人材の情報を保管し、次の採用につなげていく方法です。また、諸事情により不採用にした人材でも、方針変更や欠員など、企業の状況変化に応じてもう一度アプローチする可能性があります。
自社と接点のある人材に対し、セミナーの案内や企業のニュースレターを定期的に発信し、「将来採用する見込みのある人材」として関係性を継続させます。

エージェントなどの人材紹介サービスを利用する場合、求職者の情報から自社とマッチする人材を探し出し企業側からアプローチをします。しかし、工程が多くなかなか短期間で採用に至るケースは少ないと思います。そこで、効率よく採用活動を進めるため、既存の有用な情報を独自のデータベースとして管理することで、戦略的に人材を確保できます。過去に面接した応募者を含め、見込みのある人材にコミュニケーションをとるため、ポジションに空きがないなどタイミングのズレによるミスマッチを防ぐことができます。

タレントプールのメリット・デメリット

「タレントプール」を取り入れるメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

・採用の効率化
一般的な採用方法は、採用ニーズ（欠員）が発生してから人材紹介サービスや求人広告に募集依頼をかけ、推薦や応募を待ちます。しかしタレントプールの場合は、採用ニーズが発生してからすぐに自社のデータベースを活用し候補者にアプローチができます。また、既に自社に興味関心を持っている人材や、自社とマッチした人材を管理しているため、都度の母集団形成の必要がありません。
定期的に情報発信をおこない関係を継続させることで、採用確率アップにつながります。

・コストの削減
人材紹介サービスや求人広告を利用すると、エージェントが募集代行をおこなうため採用工程は削減されます。しかし採用コストの面では、1人あたりの紹介料が数十万円〜数百万円、もしくは広告費用が媒体に応じてかかります。より優秀な人材・露出の高い媒体での広告を求めると、その費用は高くなります。

タレントプールの場合、自社データベースからピックアップした人材に直接アプローチするため、予想されるコストは自社の人件費程度です。

・潜在した有能な人材にアプローチできる
日本でも転職が一般化してきましたがまだまだ終身雇用が根強いため、転職市場には出てこない潜在的な人材が存在します。既存の転職市場にも有能な人材は数多く存在しますが、潜在的な人材も含めることで対象となる数も増えます。転職を考えている・いないに関わらず、自社と接点のある人材をデータベース化することで将来の採用チャンスが獲得できます。

デメリット

・アプローチのタイミングに注意が必要
ポジションに空きがない状態でアプローチをかけても採用につながらないため、人材にアプローチをする際は社内で議論し受け入れられる適切なタイミングで接触することが大切です。

・データの管理が難しい
人材のデータ量が増えるにつれて管理が難しく複雑になるため、優先順位やグループごとに分類するなど定期的に整理し、見やすく管理する必要があります。

タレントプール活用した採用手順

ここでは、実際に「タレントプール」を活用する際の手順をご紹介します。

1.データベースに人材をプールする

タレントプール（データベースリクルーティング）に必要なものは、自社独自の人材データベースです。人材の情報をどう分類して登録するのか、あらかじめ定義しておく必要があります。

分類例）
１.内定を辞退した、もしくは空きポジションがなく不採用になったグループ
２.社員に紹介（リファラル採用）されたグループ
３.自社のイベントに参加したグループ
４.退職（アルムナイ／OB・OG採用）グループ

分類に対し、誰がどのようにデータを構築するのかしっかりと定義づけることが大切です。分類や入力で課題となるのが、人事・採用担当以外の社員からリスト作成に協力してもらうことです。リファラル採用やアルムナイ採用（OB・OG）を積極的におこなっている企業であれば良いですが、採用に関わる機会がないと、現場の社員から理解をえるのは難しいかもしれません。そのため、自発的に取り組みやすいよう採用に関する研修や報酬制度を用意する方法があります。

2.定期的にコンタクトを取る

データベース上の人材を採用に結び付けるためには、定期的にコンタクトを取ることが重要です。こちらからアプローチや連絡をしたタイミングで、候補者が転職を検討していなければ応募につながりません。そのため、興味関心をひくような質の高い情報を定期的に更新する必要があります。

3.タイミングをみてアプローチ

採用プロジェクトリーダーを中心に「過去の選考者」「リファラル（社員紹介）採用」「アルムナイ（OB・OG）採用」など、グループごとに担当者を配置します。それぞれの候補者に対し、誰がどのような接触をはかっているのか分析し、ベストなタイミングでアプローチします。

タレントプールを活用できるwebサービス

タレントプール構築・管理とリファラル採用（社員紹介）に対応したサービスが多く、候補者の情報管理だけでなく、コミュニケーション支援やスケジュール管理に対応しています。利用できる機能に制限がある・人数制限がありますが、無料プランから試せるところも多いため、小規模な企業でも始めやすいサービスです。

では、タレントプールWEBサービス６社をご紹介します。（順不同）

「TalentCloud（株式会社タレントクラウド）」

タレントプール採用マーケティング管理システム。タレントプール構築、採用ブランディング（サイト・ブログ作成）、タレントプール登録者の追跡・評価、採用管理システムなどが利用可能。費用は登録人数に応じて選択できるため、小規模な事業所も取り入れやすい。

「CaLin（キャリン株式会社）」

独自のAI（人工知能）ヘットハンディングサービス。タレントプール構築、採用サイトの代替。

「LAPRAS SCOUT（LAPRAS株式会社）」

ネット上の公開データを収集し、AI（人工知能）が個人のプロフィールからタレントプールを構築。条件にマッチした候補者をピックアップ、プールされた候補者の転職タイミングを通知して採用につなげる。

「MyRefer（株式会社マイリファー）」

スタートアップ企業や、ベンチャー企業向けタレントプール構築・リファラル採用支援サービス。リファラル採用を促すための会食費申請機能付き。

「HERP Hire（株式会社HERP）」

20以上の媒体から応募者を取り込み、自動でタレントプールを構築。採用業務とコミュニケーションを効率化。

「Talentio（株式会社タレンティオ）」

タレントプール構築。履歴書データ、オファーレター作成、媒体連携などの手間を自動化。採用データの集計や、リファラル採用の可視化で採用の質を向上。

まとめ

「タレントプール」という言葉をよく耳にしますが、データベースの構築や活用方法がわからず、使いこなせていない人事・採用担当の方もいるのではないでしょうか。タレントプールは1人ひとりのデータを積み上げていくため、形成には時間と労力が必要です。しかし、一度仕組みができてしまえばエージェントや広告媒体に頼らず、コストを抑えて人材が獲得できる可能性があります。

採用は一度きりの縁だと思わず、応募者や紹介者との出会いを大切にしてコミュニケーションを続けることで、人材獲得チャンスがめぐってきます。中長期的な取り組みですが、採用市場が厳しい状況になる前に早めに準備しておきましょう。