採用成功ガイドRECRUIT GUIDE

更新日：2023.12.08　公開日：2020.03.23

日程調整に追われる人事・採用担当者が心に留めるべきこと

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人事・採用担当者の業務において、日程調整業務は想像以上に時間やパワーがかかるものであり、「日程調整を行っており、気づいたら1日が終わっていた…」なんて経験もあるのではないでしょうか。一方で、日程調整一つで採用成功を左右する場面もありますので、手を抜けない業務でもあります。本記事では、面接調整をスムーズにするポイントや工夫の仕方、よくある悩みに関してまとめましたので、人事・採用担当者の皆さまは以下を参考にしながら今後の日程調整を行ってみてください。

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1.面接日程調整業務の重要性

面接の日程調整はとても重要な仕事です。面接担当者のスケジュール調整、求職者のスケジュール調整の双方を擦り合わせていかなくてはなりませんので、かなり気を使います。あまり長々と時間をかけられないのも、日程調整を難しくさせる理由です。なかなかスケジュールを合わせられない採用担当者の様子を目にすれば、求職者はストレスを覚えるとともに、その企業にネガティブなイメージを持ってしまいやすくなりますので、できる限りスマートに日程調整を終えなくてはなりません。もちろん日程調整を伝達する内容についても留意すべきです。多くの企業がメールで日程調整を行っていますが、そこに記載する文面からも求職者はそれぞれ何かしらのイメージを抱きますので、求職者の視点を意識した文章とする必要があります。

2.効率の良い面接日程調整のポイント

2-1.メールのやりとり回数を減らす工夫

日程調整をメールで行う場合には、やりとりの回数をできるだけ少なくするように工夫するのがポイントです。例えば、最初に“都合の良い日時をお知らせください”と送信した場合、返信に記された日時が自社の担当者のスケジュール上、難しいときには再度のやり取りを行わなくてはなりません。こうなると求職者に煩わしさを覚えさせてしまうだけでなく、効率の悪い組織なのではないかと勘繰られることにもつながり、入社に消極的になられてしまう可能性もあります。こういった状況とならないためには、最初のメールの送信時に、候補日時を２つか３つほど記しておき、求職者に都合の良い日時を選んでもらうようにするといいでしょう。スマホだけを使用してメールのやり取りを行っている求職者も少なくないので、“11:00～11:30”といった面倒な入力をさせないよう、“日程Ａ”と返信できるよう工夫するのも求職者に好印象を与える要因となります。

2-2.面接日程調整ツールの導入

よりスムーズな日程調整を行いたいときには、面接日程調整ツールを導入するのがおススメです。ダッシュボード上で面接官の予定、会議室の空き状況、求職者の選考状況などがすぐに把握できる便利なツールなので、無駄なく漏れなく日程調整を進められるようになります。

2-3.人材紹介会社に日程調整を依頼

人材紹介会社に依頼して日程調整してもらう方法もあります。複数候補者がいる場合でも、日頃から面接の日程調整を多々行っている人材紹介会社であれば上手く調整できますので、スムーズな日程調整が実現できます。

3.他社と差別化する日程調整メールのひと工夫

自社にも求職者にもスケジュールがあり、どうしても日程調整がうまくいかない場合には、どちらかが妥協しなければいけなくなりますが、できるだけ求職者側の状況を気遣いながら対応すると、より好印象を与えやすくなります。

特に現職中の転職希望者の場合には、仕事が終わってから面接に来られるよう配慮する、または土日に日程を組むなど柔軟な対応を行うと日程調整はスムーズになります。日程調整メールに候補日時を２つ、３つほど記載するとともに、“時間外や土日での対応を希望する場合にはご相談ください”、と併記しておくと、平日の日中に時間を取りづらい求職者との面接が実現しやすくなります。加えて、日程調整メールには、場所や時間、持ち物についても記載しておくようにしましょう。いつ、どこへ行けばいいのか把握できるため、求職者は自分のスケジュールと照らし合わせながら訪問可能な日程をイメージしやすくなります。

求職者からの連絡に対するレスポンスをできるだけ早く返すのも、他社との差別化を図る策のひとつです。誰でも連絡を入れた相手から返信がなかなか返ってこないと不安になるものであり、求人に応募した先からの返信が遅ければ、“自分に興味がないのでは・・”と不安にさせてしまいます。安心して面接に来てもらうためにも、できるだけ素早いレスポンスに努めましょう。もしも返事が遅くなりそうなときには、その旨を連絡するだけでも求職者の安心につながります。

4.面接日程調整での採用担当者のよくある悩み。こんな場合はどうする？

面接の日程をなんとか調整しようとしても、なかなか思うようにいかないのは日常茶飯事です。よくあるケースを５つ取り上げてみますので、今後の参考にしてください。

4-1.お互い多忙でスケジュールが合わない！

まずはお互い多忙でスケジュールが合わせられない場合が挙げられます。特に現職中の求職者の場合に多くあるケースですが、現職の都合がある以上は無理を言えませんので、仕事が終わってから面接できるように時間を調整するか、休みの日を利用して面接の機会を設けるなどするといいでしょう。最近では、直接会うことなく、Webカメラを利用した面接も一般的な方法となりつつあります。これまでWeb面接を行ったことがなくても、日頃からスマホのカメラ機能を多く使用している方が多いこともあり、いざ挑戦してみればさほど違和感を覚えることなく面接できます。

4-2.今日や明日など、急ぎの日程で面接を組みたい！

採用担当者のスケジュールに余裕が持てないとき、とても魅力ある人材なので他社に先駆けて面接することで採用に結び付けたいと考えるとき、などは“今日や明日の日程で面接を組みたい！”と思う場合もあります。そのタイミングを逃してしまえば、その人材との縁が遠のいてしまうわけですから、遠慮せず連絡を入れるしかありません。メールだけではレスポンスが相互に鈍くなりがちなので、電話での連絡も併用するのがおススメです。急遽の面接の申し入れだけに、メールだけでは言葉足らずとなってしまう可能性もあります。求職者に突然面接を設けようとしている意図をしっかり伝えるためにも、電話での連絡も欠かせません。

4-3.求職者からの返信がなかなか来ない！

書類選考に通過した求職者に面接の案内をしたものの、レスポンスが返ってこない場合もあります。求職者がどのような意図を抱えているのか把握しかねるため、思わず返信を催促したくなりますが、仕事やプライベートでどうしても返信できない事情がある場合も考えられますので、返信しないことを責めたり、しつこく催促したりするのは避けるべきです。メールが返ってこないのであれば、電話連絡を入れてみるなどして、それでもレスポンスを得られないようであれば、メールに返信期限を記して送っておけば、その後の対応がよりスムーズになります。

類似したパターンとして、日時確定の最終連絡がこない場合もあります。それまでのやり取りで日時がほぼ決まったものの、確定させるためのやり取りが上手くいかなければ、お互いにスケジュールを確保できないままとなるため、「返信いただき次第日程確定とさせていただきます」といったように返信をもらいたい旨を書いてメールしておくのがおススメです。一旦、決まりかけていたのですから、相手に何かしらの事情があることも想定しつつ、せっかちさを求職者に覚えさせないよう対応するのがポイントです。

4-4.日程調整中に、他候補者の内定が決まってしまった！

最後に挙げられるのが、日程調整中に他候補者の内定が決まってしまった場合ですが、このときには求職者に素直に伝えたほうが後々のトラブルの回避につながります。但し、内定を出したからといって、その候補者が受諾するどうかはわかりませんので、内定受諾となるまでは面接を継続するのも問題ありません。どのタイミングでその採用活動を打ち切るかは、慎重に判断するようにしましょう。

5.まとめ

採用する側として企業側が強みを持っていたのは、もう過去の話なのかもしれません。転職が当たり前のものとなり、深刻な人材不足となっている今日のような状況下では、売り手が強みを持っていますので、採用を成功させたい企業はより求職者目線での採用活動を意識しなければなりません。魅力ある人材であれば、複数の企業で奪い合いとなるのも珍しくないのですから、他社との差別化を図るためにも、面接の日程調整の段階から求職者の視点を意識したアプローチを行うようにしましょう。なかなか日程調整が上手くいかないようであれば、日頃から多数の求職者と面接のスケジュール調整を行っている人材紹介会社にアドバイスを求めてみるのもおススメです。