なぜ採用要件を定義するのが重要なのか

なかなか採用が上手くいかない要因の一つとして、しっかり採用要件を定義できていないという可能性があります。採用要件は自社の求めている人材を見分けるための基準であり、採用要件を見直すことで“なんとなく”といった感覚的な選考から脱却することができます。この記事では採用要件の重要性を再確認するとともに、その設定を行うにあたって意識すべきポイントなどを取り上げていきますので、これからの参考にしてください。

採用要件とは

採用要件とは、自社の求めている人材を見分けるための基準のことです。どのようなスキルを持っていて、どういった価値観を持っているのか、などについて要件を設け、社内で共有することで“なんとなく良さそう”といった主観によるブレを避けられるようになります。面接官も人である以上、必ず客観性を維持できるとは限りません。応募者に感情移入してしまう、または相性が良く面接の場が盛り上がったことを理由に選考を通過させてしまうケースも考えられます。採用要件を定め、共有することは、「なぜこの人物を採用したのか」を採用担当者が明言でき、その理由が正当なものであるかどうか社内で客観的な判断ができるようになるので、厳格な選考を実現しやすくなります。

採用要件の定義が重要な理由

採用要件の定義は人材の採用において重要な役割を担います。その理由としてまず挙げられるのが、雇用上のミスマッチを避けるためです。企業が求めるスキルや価値観に人材がフィットできなければ、次第に就業へのモチベーションが低下してしまい早期離職につながりかねません。採用した人材が期待はずれだったのではなく、人材の選考基準が曖昧だったため、そのような事態に陥ってしまうのです。ミスマッチを避けるためには、応募者を見極めるための要件を明確にしておく必要があります。

採用要件の定義とその共有は面接官同士の判断のブレを抑止する効果も期待できます。面接官Aさんが採用を強く主張していたのに、面接官Bさんが不合格とするようなケースは、選考通過基準を共有できていないため生じます。この結果、理想の人材像と実際に採用した人材とのあいだにスキルや価値観の乖離が生じ、最終的にミスマッチの原因になる可能性もあります。採用要件が定まっていれば、こういったケースを避けられるだけでなく、採用後の効果検証も容易になるので、その後の採用活動に活かせる情報も得られます。

採用要件を定義する

採用要件を定義するには、ターゲットとなる人材の能力や特徴を書き出すことから始めます。どのようなスキルを持っており、どういった価値観を持っているのか、を書き出していき、ある程度リストアップできたら、それらをmust条件（必須項目）とwant条件（希望項目）に振り分けていきます。 短期的な人材不足を解消が目的であるのか、中長期的な人材不足を解消する目的であるのかによって振り分けは異なってきます。スキル面について、配属予定部署やその後の育成計画によってmust条件とwant条件が入れ替わりやすいのをイメージすれば、採用の目的によって振り分けが異なることがわかりやすいのではないでしょうか。価値観については、自社の社風とミスマッチしていないことをmust条件としておき、自社で活躍している人材と類似していることをwant条件にしておくのがおススメです。

このように価値観の振り分けを行っておけば、就業後の早期の活躍だけでなく、既存従業員とのスムーズなチームワークの形成も期待できます。ターゲットとする人材のスキルや価値観の書き出しおよび振り分けについては、スキル、経験、属性などの要素を組み合わせてペルソナを設計しておくと進めやすくなります。must条件とwant条件の振り分けを的確に行いやすくなるだけでなく、その振り分けた結果について適切であるかどうか複数人による判断を行いやすくなるためです。この結果、精度の高い採用要件ができあがり、理想の人材を採用しやすい環境が整っていきます。

採用要件の決め方・具体的な事例

採用要件の決め方について、具体的な事例をご紹介します。人材紹介会社が新しく法人営業部を立ち上げ、そこで働くマネージャーを募集するのであれば、must条件として【法人営業経験3年以上（新規開拓経験含む）、マネジメント経験、コミュニケーション能力、分析力、企画力】、want条件として【人材業界経験、新規事業立ち上げ経験】を設けます。志向性としては、組織マネジメントを行いたい、自分がビジネスを引っ張っていきたい、という上昇志向の高い人物であることを要件とします。この採用要件の定義には、営業チームを率いながら法人営業に携わったことのある人物かつ、これから新しい取り組みを積極的に行っていきたいと考えている人物の採用を狙う目的があります。

PDCAを回して採用要件を効果検証する

採用要件を定めていた場合、効果検証を行いやすくなるので、その採用要件でこの先も採用を続けていいのか、見直すべきなのか、を判断しやすくなります。そのためにも、ビジネスの場面の多くで行われているPDCAを採用活動にも導入するのがおススメです。採用要件を定義し、その要件を満たす人材した結果、その人材が自社にフィットしているかどうかを確認することで、次の採用要件の改善を行っていきます。この繰り返しを一定期間続けていけば、採用についての自社ならではのノウハウが蓄積していくため、次回の採用活動に活かせる情報を得られるだけでなく、中長期的に見た場合にも、自社にフィットできる人材を安定して確保しやすくなります。

このPDCAで見えてくるのは採用要件の是非だけでなく、採用計画全体の中でどのような点を改善すべきであるかも見えてきます。人材要件の設定に問題があったのか、選んだ求人の手段が適していなかったのか、入社してからの教育やフォローの体制が十分でなかったのか、など多角的な観点から自社の採用を見直す機会となるため、採用の強さを養う上でもPDCAサイクルの導入は重要です。また、PDCAによって明確となった改善点については、メンバー間でしっかりと共有することが大切です。採用は人を相手にする業務である以上、どうしても主観が強く表れる場面もありますが、メンバー間で改善すべき採用要件を共有していれば、主観を抑制する効果も期待できるためです。

採用要件は増やしすぎない

理想の人物像についてペルソナを設定し、採用要件をそのペルソナを再現するかのように細かく設定すれば、それに近い人材の採用につながりやすくなるかもしれませんが、実際にはなかなか採用できない状況が続いてしまうでしょう。細かすぎる採用要件は採用の対象を狭めてしまうため、その条件を満たす人物の絶対数が少なくなるからです。採用要件として担当者間で共有されているからこそ、“なんとなく”で選考プロセスが進んでいかないのですから尚更です。

そのようなときには、must条件とwant条件の振り分けに意識を向けながら、無いモノねだりとならないようにするのがおススメです。加えて、細かすぎる採用要件は企業の多様性を失わせる原因となりかねない点にも注意すべきです。理想像に近い人物は思い描いていた通りの活躍を見せてくれる確率は高いかもしれませんが、理想像からやや離れている人物であっても良い意味での意外性については期待できるかもしれません。多様性が増すばかりの今日だからこそ、ビジネスの成長にも多様性が必要であることを意識しながら、採用要件を定義する必要があります。

まとめ

これからの自社のビジネスを支えていく人材を採用するには、スキル面で業務にフィットでき、自社の社風とミスマッチを起こさない価値観を持った人物を求めるべきであり、それを可能としてくれるのが採用要件の定義です。しかし、その定義は広すぎても、狭すぎても問題が生じますので、定義する際のバランス感覚が大切となります。他の業務でも同様ですが、一度の定義で採用要件を固めるのはとても難しいので、PDCAサイクルを回しながら浮かび上がってくる課題を改善し、must条件とwant条件のバランスに優れた採用要件としていく必要があります。この継続によって自社ならではの採用ノウハウを蓄積させていけば、より一層の採用の強さを手に入れられるようになります。

【この記事を読んだ方におすすめ】
＞採用におけるペルソナとは？設計の方法やポイントを解説
＞採用ミスマッチを防ぐには？起こる原因と対策方法

【SNSをフォローして最新のトピックスをもれなくチェック！】
＞MS-Japan公式Twitter
＞MS-Japan公式Facebook