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更新日：2023.12.08　公開日：2020.07.21

人事評価における目標設定のポイント。管理部門の目標設定例など

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人事　目標設定

目に見える数字がある営業部門・販売部門とは違い、明確な数値目標を追うわけではない管理部門は、人事評価における目標設定が難しいという特徴があります。具体的な目標設定がなければ「同じことの繰り返し」になりがちなのも、ルーティーンワークが多い管理部門に見られる傾向の一つですから、適切な人事評価を行うことで社員のモチベーションを高めることが大切です。この記事では、人事評価における目標設定について、主に管理部門向けのポイント・目標設定例などをご紹介します。

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1.人事評価における目標設定の重要性

そもそも、人事評価を行うにあたり、目標設定は非常に重要な意味を持っています。各社員が自分の仕事に意味があることを再確認できるだけでなく、評価する側にとっても分かりやすい指標ができるため、例えば以下のようなメリットが生まれます。

人事評価しやすくなる

評価の内容が抽象的だったり、評価された側が的を射ていないと感じた内容だったりすると、社員は人事評価に不信感を抱きます。しかし、具体的な目標設定にもとづいて評価がなされている場合、評価を受ける社員は納得せざるを得ないため、評価する側・される側の心理的なギャップが減り、人事評価をスムーズに進められます。

業務遂行力が上がる

漠然とした指示にもとづいて業務を行うのと、具体的な目標が共有されている中で業務を行うのとでは、その遂行力に差が生じてきます。何を・いつまでに・どのように行うのかが明確に指定され、どのようなパフォーマンスが評価につながるのかが分かりやすく提示されていれば、社員を目標のない漫然とした勤務から解放できます。

モチベーションが向上する

職務に対する正しい理解の下で目標を設定すると、多くの社員は定められた目標を達成しようと動き出します。特に、管理部門は納期・締めなどに追われることが多く、それ以外の面で仕事の質を向上させることに意識が向きにくい傾向があります。そのため、良い目標設定は、より質の高い仕事に向けてモチベーションを高めるのに貢献してくれます。

2.目標設定する上でのポイント

人事評価において実際に目標を設定する場合、漠然とした目標では意味がありません。仕事の効率化・業績アップなど、目標達成に対して何らかの見返りがあることが分かってこそ、社員は目標達成に向けて行動します。続いては、社員の原動力となる目標設定を行う上でのポイントについてお伝えします。

達成可能な範囲で具体的に

目標を設定する場合、その難易度が大切になってきます。簡単なものは社員のハードルになりませんし、難し過ぎると多くの社員が不満を述べるようになります。各社員が今の実力から背伸びすれば届く範囲に目標を設定し、かつ具体的な内容を提示する必要があります。

定量評価

具体的な目標を提示する場合、定性評価よりも定量評価の方が、評価基準を分かりやすく説明できます。しかし、管理部門の場合、業務内容を数値化して分析するのが難しいケースは往々にして存在し、目標設定に悩む人事担当者は少なくありません。ただ、例えば作業効率の面で考えると、残業時間を減らす・作業数を減らすなど、仕事の流れ自体を定量化できた場合にその減少度に応じて評価値を付けることもできますから、必ずしも管理部門だからといって定量評価が難しいとは限りません。

期日を明確にする

より直接的な方法で定量評価を行うのであれば、本来期日が定まっていなかった業務に、あえて期日を設ける方法があります。結果的に作業効率を向上させ、その功労者がハッキリ分かるようになれば、会社としてもメリットがあるはずです。

3.目標設定に使えるSMARTの法則

どうしても目標設定に悩んでしまう場合は、目標設定における5つの成功因子を特定した「SMARTの法則」を活用してみましょう。この法則は1981年に提唱されたもので、組織の力を最大化するために何をすべきかが5つにまとめられています。以下に、各要素についてご紹介します。

Specific（目標が明確・具体的であること）

目標を設定するなら、誰の目から見ても明確で、かつ具体的かどうかを考えましょう。一部の人間だけにしか理解できない目標設定では、目標達成のメリットが伝わりにくく、モチベーション向上にもつながりません。

Measurable（計量が可能なこと）

進捗や達成度が確認できるような目標でなければ、本当に目標を達成しているのか、該当社員も人事も客観的に判断することができません。せめて目安になるものを用意して、目標を管理する体制を構築する必要があります。

Achievable（社員が目標達成について同意していること）

どんな仕事・目標であっても、細かく役割や権限を割り当てることが大切です。その上で、社員が設定した目標に同意して、達成する可能性を見据えているかどうかが重要になってきます。

Relevant（経営目標に根差したものであること）

どんなに素晴らしい目標でも、それが自社のリソースで難しいようであれば、絵に描いた餅で終わってしまいます。現実を把握しつつ、経営目標に根差した目標設定になっているかどうか、事前に確認しましょう。

Time-bound（期限が設定されていること）

目標の達成に期限を設けていなければ、もはやそれは目標とは呼べません。せっかく目標を設定するなら、何をいつまでに達成するのかを決め、努力目標で終わらせないようにしたいところです。

4.管理部門の目標設定事例

実際に、管理部門で目標の設定・管理を行っている企業は、どのような形で目標設定を行っているのでしょうか。以下に、主な部署ごとの目標設定事例をご紹介します。

経理・財務

そもそも、経理や財務はセクションの特徴として「締めに追われながら」仕事をしています。バックオフィスの中でも特に忙しく、残業も多いため、社員を潰してしまうような目標の設定は控えるべきです。事例としては、ミスゼロ表彰・定型業務の削減や見直し・各次業務のマニュアル化など、目標達成が組織の資産になる目標設定が効果を発揮します。

人事

人事職の仕事は複数の職種で成り立っているものの、基本的にはチームワークが重視されるセクションです。しかし、人と人とをつなぐ立場であることに注目し、個人間で感謝の気持ちを具体化する仕組みを設けている事例もあります。

比較的導入しやすい事例の一つに「サンクスカード」があります。これは、仕事・会社に関することで社員の相談に乗った際、相談した社員がお礼の気持ちを込めて相談相手にサンクスカードを渡すというものです。部下・上司間でも気軽に導入できますから、まずは人事部門から始めてみることをおすすめします。

総務

総務は一見、目標の設定が難しいセクションの一つに見えますが、ふたを開けてみると評価点を付けやすいポイントが多いという特徴があります。代表的な事例が「経費削減目標」で、どの会社でも毎年のように掲げているのを見かけます。人件費の担当・備品費用の担当・減価償却担当など、担当ごとに目標値の根拠と達成率を出せば、評価が算出できるはずです。

法務

法務の仕事内容は多岐にわたり、それぞれで難易度も違うため、仕事の難易度に応じてポイント制を導入している例があります。例えば、突発的な案件・業務内容の効率化に10点を付ける、ミスゼロ達成なら5点を付けるといった形で、難易度ごとにポイントを積み重ねる方法です。難易度をどう設定するかが重要になるものの、仕組み自体は分かりやすいため、導入しやすい事例かもしれません。

事務・秘書

一般事務や秘書の仕事は、当人の仕事だけで成り立っているわけではなく、サポートする誰かがいて成り立っています。よって、サポートされる立場の人物が仕事を評価する事例が多く見られます。具体的には、先にあげたサンクスカードや、対応したお客様からのアンケート集計などが該当します。

5.まとめ

人事評価は、各部署に応じて評価基準が異なるため、担当者にとっては頭を抱えるところです。しかし、明確な基準を設けて社員を評価できれば、その分モチベーションの向上に貢献してくれます。目標設定で重要なのは、抽象的・漫然とした目標を立てないことです。目標は、明確であればあるほど社員の心に届き、具体的に成果を算出できるものだからこそ他の社員が納得します。誰が・いつまでに・どのような目標を達成するのか、他の社員に説明できて結果が分かるものでなければ、決して良い結果にはつながりません。

幸いにして、過去の賢人は目標設定における成功因子を「SMARTの法則」という形で特定してくれています。目標設定において迷ったら、好例や基本的法則にならい、独断での決定にならないようプランを練ることが大切です。