採用フローとは？中途採用の流れをチェック！

どのような業務でも、一連の仕事の流れをまとめてゴールまでの道筋を整えれば、より早く目的を達成することができます。 採用についても同じことが言え、特に中途採用においては、新卒と比べてフレキシブルな対応が求められることも珍しくありません。

多数の求職者を集める新卒と違い、中途採用ではどこまで「人材にこだわる」姿勢を打ち出して採用活動に臨めるかが、採用活動の成否を分けるポイントです。 この記事では、そもそも採用フローとは何かを確認した上で、採用フローの基本的な組み立て方や、母集団形成の手法についてご紹介します。

1.採用フローとは

採用フローとは、企業が新しく人を採用する際に行う「エントリー・選考・内定・入社」までの流れを言います。 より広く言えば、求職者を集める広報活動も、採用フローに含まれます。 フローを意識する・しないにかかわらず、どの企業でも採用担当者は一連の流れを頭の中で描きながら、採用活動を進めています。 しかし、意識してフローを形成している企業とそうでない企業とでは、採用者の質にバラつきが生まれるおそれがあり、採用活動の効率も悪くなる傾向にあります。

採用フローの流れに従って採用活動がスムーズにできれば、そのフローは機能していると言えますが、逆に思い通りの結果につながっていない場合は、フローの見直しが必要です。 企業が常に最適な状態で採用活動を行うために、採用フローは必須のプロセスと言えるでしょう。

2.採用のゴールを決めよう

採用フローを決めるにあたり、まずはゴールとなる設定が必要です。 設定を考慮するにあたり、以下の視点から設定を試みるのが基本です。

ペルソナを設定する

採用におけるゴールの一つは、理想の人材を確保することです。 採用したい人物のイメージを、個人的な要素（年齢・性別・家族構成など）にまで踏み込んで膨らませていきます。 ミスマッチを防ぐため、過去の職歴や転職の理由・仕事への信念など、採用に携わる社員全員が把握できるような形で設定します。

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採用の目標を設定する

採用におけるもう一つのゴールは、採用目標を明確にすることです。 目標となる採用人数を決めれば、いつまでに採用するのか選考スケジュールを定められます。 全社規模の話になるため、採用に関わる担当者だけでなく、新人が入る部署との連携も大切です。

3.中途採用の採用フロー

ゴールが見えてきたら、いよいよ中途採用の採用フローを組み立てていきます。 いくつか手順があり、段階を追ってチャート式に組み立てていくパターンが多いので、まずは基本形を押さえましょう。

①採用計画

最初のステップは、採用に携わる担当者を決めることから始まります。 中途採用の担当者を決めた上で、どのような人材を採用するのか方針を定め、採用基準をまとめていきます。 ペルソナの設定により、基準を明確にすることが重要です。 そこから、具体的なスケジュールを立てて、一つひとつのステップを消化していきます。

②母集団形成

次に、選考の対象となる人材を絞り出すため、数と質を両立した母集団の形成を試みます。 具体的には、求人情報をメディアに掲載したり、転職エージェントに依頼をかけたりして、欲しい人材を幅広く集めます。 ここでどれだけ希望の人材を集められるかが重要になるため、手を広げ過ぎず・偏り過ぎず、人を集める手法を選ぶ必要があります。

③選考

応募者の中から、書類選考→面接・試験という流れを進め、最終結果の通知を行うまでが一連の流れとなります。 簡単に流れを作るだけでなく、それぞれのセクションでどこに力を入れるのか・各セクションの選考時間をどうするのかなども決めておきます。

人間性を重視するのであれば、自然と面接の回数が増えるでしょう。 逆に、能力・スキルを測りたいのであれば、試験の回数を増やしたり、AI面接・コンピテンシー面接などの手法を取り入れたりする方法が考えられます。

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④内定者のフォロー

必要な人数の内定者が確定したら、できるだけ優秀な人材を留めておくためにも、内定辞退を防ぐためのフォローを行います。 採用者に雇用契約書を渡すため、会社に足を運んでもらうように取り計らうと、内定者の覚悟も決まります。

また、入社可能日をしっかり面談で打ち合わせておき、内定者の不安を和らげるため、質問への対応を丁寧に行える環境を整えておきます。 席やパソコン・備品などの準備は、入社日の前日までには一通りそろえておくことも忘れずに。

4.母集団形成の手法（管理部門）

できるだけ優秀な人材を多く集めるには、初期段階でどれだけ母集団形成に有利な手法を取り入れられるかが重要になってきます。 数だけが多くても選考に苦労しますし、かといって選り好みするような時間もないはずです。 続いては、母集団形成に用いられる主な手法について、それぞれの特徴に触れつつご紹介します。

求人メディア

転職サイトや求人誌など、広い範囲に向けて求人情報を発信する方法です。 幅広い方面から人材を集められる反面、玉石混交の中から自社に合致した人材を探さなければならず、その手間をかける必要があるかどうかが重要になります。 地方都市など、選択肢が限られるケースでは、求人メディア・ハローワークの併用で対応するケースも珍しくありません。

特化型エージェント

特化型エージェントとは、ある業種や職種に特化した人材を専門に紹介してくれるサービスです。 ターゲットがきちんと絞られている場合、スピーディーに人材を確保することができるメリットがある反面、対応しているエリアに制限があるなどのリスクがあります。 他の手法とバランスよく使い分けることが必要です。

ダイレクトリクルーティング

いわゆる「攻めの採用」として、人材バンクからのスカウト・イベント開催による呼びかけなどを利用して、自社のニーズに合致した人材を探し出す手法です。 担当者自ら希望する人材にアプローチできるため、採用活動にかける時間を短縮できますが、思うような結果を出すには一定の経験が求められます。

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ソーシャルリクルーティング

Twitter・FacebookなどのSNSを使って、求職者の情報収集・担当者からの情報発信によるブランディングなどを行い、自社に興味を持ってもらい面接・採用につなげる方法です。 転職を積極的に検討していない人材も含めてアプローチができ、社風に対する共感を持ってくれた人を採用できるのが利点です。 注意点は、いわゆる「誤爆」のようなツイートミスなどが起こると、炎上を引き起こしかねない点です。

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5.内定辞退防止のフォロー

内定が決まってから、諸々の理由で辞退を検討する求職者も、残念ながら一定数存在しています。 せっかく時間とお金をかけて採用活動を行っている以上、できる限り内定辞退者を出すのは避けたいところです。

内定辞退を防止するためには、人間味のある丁寧なフォローが大切です。 内定の連絡はまず電話が基本で、肉声から内定者の現状や気持ちをきちんと確認し、自社として「ぜひ一緒に働きたい」という気持ちを明確に伝え、心を一つにする試みが求められます。

内定を出すスピードもできるだけ早く、可能であれば最終面接から１週間前後、遅くても3週間を切るスタンスで出せるよう準備しておきたいところです。 相手に伝えた気持ちの分だけ、求職者の決断は早くなると考えてよいでしょう。

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6.まとめ

中途採用の準備は、新卒の採用に比べて準備にかける時間が短い傾向にあるため、結果を出すなら効率的に準備を進めなければなりません。 そのためには、採用フローを綿密に定め、実行する中で軌道修正を加えていく必要があります。

思い通りにならなかった点は反省し、採用フローを再構築しながら採用活動を分かりやすく整理していけば、より早く・より多くの内定者に出会えるはずです。 できる限り一つひとつのステップを大事に考え、重要度に応じて面接回数や試験内容を変えるなど、細かい工夫を加えていきましょう。

また、手法も一つにこだわらず、時には担当者自身・会社全体で人材を探すつもりでプランを練ることが大切です。 人事担当者には、「企業が選ばれる時代である」ことを自覚して、採用活動に試行錯誤し続けることが求められています。

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